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积极探索如何实现 “零售户卷烟进销存”的精确采集工作 佳木斯市烟草公司 史靓菲 佳木斯市烟草公司作为黑龙江省首批“按客户订单组织货源工作试点 单位之一，从零售户的需求预测到品牌的培育等一系列的工作中，意识到在 适应这一新的运营模式下，精确采集零售户进销存数据，准确把握市场的真 实需求，是“订单供货中很重要的环节。为此，本文结合实际，就构建“零售 户卷烟进销存采集系统作进一步的探索。 一、构建零售户卷烟进销存采集系统的必要性 1．原有零售户信息采集模式已不适应“订单供货工作的需求。 零售户的卷烟进销存数据是反映市场真实需求的最直接信息。目前， 大部分零售户通常采用客户台帐的方式记录卷烟销售和库存情况，然后根 据销售情况确定进货量。商业企业虽然通过电话访销采集零售客户的需求 信息，但卷烟存销信息的采集则主要靠客户经理的台帐记录方式。这种方 式效率低且信息面窄、比较性差，数据不仅与零售户真实需求相比有偏差， 而且存在报送时间不统一、不及时等问题。如果缺少零售户的存销信息，又 会使“订单供货”的需求预测失真，存在片面性，影响“订单供货”中品牌培育 计划的开展。因此，研发零售户进销存信息采集系统是十分必要的。 2．通过建立零售户卷烟进销存采集系统，能够为“订单供货工作提供 信息支撑。 订单供货工作的核心是以市场需求为主导，以市场需求确定产品品种、 数量、规格，按市场规定的时间来组织生产经营，其本质就是实现“工商互 动”和“商零互动，而市场需求预测就是整个订单供货流程的初始环节和关 键所在。因此，零售户进销存采集系统的建立，能够为实现“两个互动创造 条件，是商业企业进行品牌差异化管理，实施服务对象差异化分类工作的依 据，同时推进了“订单供货向“订单生产的延伸。 一112— 二、零售户卷烟进销存采集系统的设计思路 1．设计目标 零售户卷烟进销存采集系统应做到数据采集精准、过程简洁；能够与分 销系统对接，向其提供基础数据；数据传递畅通、快捷、有效；系统操作界面 简单实用，数据维护及时，以最小的成本实现最大的功能o 2．设计思路 目前，零售户的需求订单的生成是在电话订单中增加“需求数量项来 实现的，由零售户通过电话提供需求卷烟的品种、数量，结合系统中的限量 设置生成零售订单中的“订购数量”o根据这一设计思路，我们是否可以在 订单中增加“库存数量”项来掌握零售户的实际库存，进而得出零售户卷烟 的进销存数据呢?当然，零售户库存信息的采集可以设定成定期采集模式， 采集日期可设置在每月的最后一次订货时，自动弹出库存采集模块，结合零 售户近一个月的进货订单信息，录入零售户上报的库存数据o 3．结构组成 零售户卷烟进销存采集系统是基于分销系统开发的新功能模块，该系 统不用借助零售户终端，只需在分销系统中增加一个模块三个功能，就可实 现：一是零售户库存采集任务建立功能，用来建立采集库存任务计划；二是 零售户库存信息采集窗口，可在零售户订货单中录入“库存数量”项来实现； 三是零售户进销存查询功能，可查询零售户区间内的卷烟订购数量，销售数 量和库存数量。其特点是开发成本小，解决问题速度快，减少系统接口使信 息流对接流畅。 三、零售户卷烟进销存采集系统的工作流程 零售户卷烟库存信息的采集，可通过计划任务设定在每月最后一次订 货时。由客户经理组织好零售户的卷烟台帐工作，通知零售户在每月最后 一次订烟时，提前统计好卷烟的库存数量。卷烟零售户通过电话在订购卷 烟时，只需报出所需卷烟品种的数量和库存即可。 电访中心在月末访销卷烟时，访销界面会自动增加“零售户上月订购卷 一113— 烟总量明细”窗口(该窗口根据操作员的习惯可放在访销页面的左端)o此 时，根据零售户报出的卷烟需求数量，自动给出该品种本次订购的数量，并 进入到该品种库存录入项中。如果该卷烟品种零售户上个月的订单中有体 现，系统就会在增加出的“零售户上月订购卷烟总量明细提示窗口中，蓝屏 显示出该品种，以提示电访员零售户所报库存是否准确。 生成的零售户卷烟月进销存购进数量中不包括最后一次订购数量，最 后一次订购数量可滚入下个月的购进中，这样采集到的零售户购进和库存， 就间接得出当月该零售户的月销售数量明细。 根据这些数据