信息时代企业档案管理工作变革论.pdfVIP

图书与档案 China scienceandTechnologyReview 信息时代企业档案管理工作变革论 陈 榕 (广东省水利水电第三工程局有限公司，广东东莞 523710) [摘 要】档案信息化建设是我国档案事业发展的必由之路。因档案管理不善引发的企业文件失控、档案管理失范和档案作用失效的现象并不鲜见。同时传 统的企业档案管理与企业其他信息资源的管理是相分裂的，它既不利于信息资源的整合管理，也不利于档案管理质量的把控，因此企业档案管理体制和管理模式 亟待升级，本文对档案信息化建设中的有关问题进行探讨，指出了在企业档案信息化建设过程中存在的问题，并针对性这些问题提出来了企业信息化建设今后发 展的策略。 [关键词]信息时代 企业档案管理 变革 中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号l1009-914X(2015)04—0318-01 信息技术的发展给档案事业的发展带来了机遇，同时也带来了前所未有的 内在需求，而应充分发扬档案对企业发展的作“用点”，并逐渐扩大档案资产作 挑战，开展信息化建设是企业档案事业适应时代和社会发展的必然选择。现代 用在企业的辐射范围，夯实档案信息资源在企业发展中的基础性作用。 企业档案管理与传统档案管理存在最大差异还是来自档案管理对象特点的变 四是企业有管理基础和技术基础 ：环境不仅包括企业人文环境，也包括企 化，它是信息技术在社会领域广泛应用的结果。信息技术的使用产生了大量的 业的管理基础及技术基础。企业没有条件实施档案信息化，可以先打好管理基 电子档案，这一全新管理对象必须要有针对性的管理方法，而针对性的管理方 础，普及现代信息资源管理技术，逐渐积累数字化档案资源，为未来档案信息化 法需要信息技术的支持 。 的实施准备一个良好的环境。 一 ， 在信息技术支持下，企业档案管理工作的主要影响 五是企业档案管理部门有切实可行的档案信息化规划：“计划的制订 比计 一 是档案工作性质的变化：传统档案管理是以实体管理为中心，现代企业 划本身更为重要”，企业档案管理部 门应尽早规划档案信息化而无论实施条件 档案管理是以信息管理为中心，企业档案信息化使档案工作性质从以实体管理 是否成熟。通过档案信息化规划的制定，寻找与企业信息化的结合点，分析实施 为主转向以信息开发服务为主。 档案信息化的有利条件和不利因素，确定自身条件下所能实施的信息化层次， 二是管理对象性质的变化：现代企业档案管理的重点从实物型档案转变为 指导本部门在档案工作中积极创造更高层次的档案信．息化条件。有了切实可行 数字化档案 。 的档案信息化规划，档案信息化规划工作就有了前进的方向和 目标，就能循序 三是收集和归档方式的变化：传统的手工立卷、组卷、装订等整理方式成为 渐进地发展。 历史，分类归档成为现代企业档案管理工作的重心。 六是企业档案信息化有专门的部门和领导来组织管理：实施企业档案信息 四是提供利用服务内容和方式的变化：现代企业档案信息服务模式从l储 化不只是档案管理部门的分内事，它涉及企业的各个部门，是企业全员共同实 藏为中心向以用户为中心的模式转变。 施的一个项 目。有专门的部门和领导来组织档案信息化项目的实施，有利于企 五是对档案工作人员的素质提出了更高的要求：现代企业档案管理要求档 业各部门之间的沟通协调，有利于档案信息化配套规章制度的推行，有利于新 案人员具备一定的信息技术素养才能胜任电子档案管理工作。 的档案管理模式下的档案资产管理责任的重新分配，有利于营造企业全员参与 =．在信息技术支持下，现代企业档案管理的优点 档案管理的氛围。 一 是档案收集、查询超越了时空限制，这既