高校会计电算化档案管理之我见.pdfVIP

随着社会主义市场经济的发展和计算 机技术的普遍应用，会计档案的内容和载体 发生了很大变化。根据 自己从事多年的学院 找见 档案工作实践，对高校会计电算化档案的特 定内容进行了探讨研究，现提出其收集方法 和管理措施，供大家商榷。 一 、特定 内容 账簿包括现金日记账、银行存款 日记账、总 盘备份。因为会计电算化系统不仅存有当期 电算化会计档案有其特定的内容，包括 账和其他明细账。一是现金 日记账收集：一 的会计数据，而且存有以前年度的历史会计 机制会计档案、机读会计档案 、计算机系统 要每天在计算机内登账并打印输出后，由出 数据，硬盘数据备份也应保存。二是系统管 档案。 纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人 理员应在现场全程监督。事后还应核查确认 一 是机制会计档案。即会计电算化系统 员、记账人员、会计在账簿上签章 ；二要按月 会计数据的连续和完整。三是升级前的旧版 打印输出的会计凭证源 始凭证 、记账凭证、 连续编订成册 ，年终再将各月现金 日记账按 本会计电算化软件系统不应删除，而应存储 汇总凭证和其他会计凭证)；会计账簿(总账、 顺序装订成册 ，加盖主管封印。二是银行存 在计算机内。 明细账、日记账和其他会计账簿)；财务会计 款 日记账收集 ：一要每天登账并打印输出， 三、管理措施 报表 报 、季报、年度财务报告及其附表、 绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签 1．运用科学的理论和方法做好系统实 附注和文字说明)等纸介质档案 ，也包括应 章、装订、保管与现金 日记账相同；二要出纳 施工作。在确定系统 目标与规模的基础上编 当依法保存的会计档案移交、保管销毁清册 人员每月月末编制银行余额调节表，与银行 制实施策略和方案，制定具体规划、实施的 等其他类档案。二是机读会计档案。即计算 对账单一起保管。三是总账和其他明细账收 步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各 机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质 集：一要定期打印输出，经审核后装订成册， 阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式 存储的只能以电子数据状态保存的会计数 同样应由记账人员、装订人员、会计主管或 下的业务流程进行调整和优化，制定解决方 据。三是计算机系统档案。即计算机硬件系 机构负责人在账册封面上签章并加盖封印。 案，对各个处理环节的功能、数据处理特点、 统型号、存储空间和外部设备类型及其他增 二要根据实际情况和工作需要按月或按季、 权限和职责作出规划。从而提高实施的成功 减变化，计算机操作系统及网络操作系统型 按年打印，但最迟至次年 1月末应全部完成 率，充分体现现代信息技术的力量。 髂 ¨¨ ㈣ 号，会计电算化软件系统名称、版本号，与文 此项工作。当然 ，也要根据税务、审计等管理 2．加快 “会计一计算机一管理”复合型人 温 字材料配套的安装光盘、磁盘 ，用户服务卡 部门的要求及时打印输出有关账簿。 才的培养。会计电算化要求财会人员不仅应 等全套文档资料。 (3)机制财务会计报告类的收集。机制 掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机 二、收集方法 财务会计报告包括会计报表和部分财务分 和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌 1．机制会计档案的收集方法。 析结果。收集的方法 ：一是必须由会计电算 握了丰富的管理知识，才能根据本单位的特 (I)机制会计凭证类的收集。首先做到录 化系统产生；二是审核会计电算化系统打印 点，利用电算化的特点，为单位预测、决策和 入前后审核。在记账凭证输入会计电算化系 输出的会计资料时，如有缺损 ，应补充打印； 控制管理工作服务。因此，在各高校实行会计 统前，应认真审核原始凭证的合法性、正确 三是要有关会计人员、主管人员签章。 电算化的过程中，应培养 会“计—计算机—管 性。编制记账凭证时要做到科 目使用正确、数 2．机读会计档案的收集方法。所谓机读 理”型的复合人才，以促进会计电算化的顺利 字准确无误。录入系统后再次对记账凭证逐 会计档案，是指在一定时间间隔内，如一个会 发展。培训可采用以下几种方式：一是选拔会 一 进行审核，不能等到期末使用 “成批审核” 计年度，把计算机