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维普资讯 档案编研 浅议高职院校实物档案的管理 娄 翠 英 (湖南城建职业技术学院 湖南 湘潭 411101) [摘 要] “实物档案”是档案的一部分，本文针对如何做好高职院校实物档案的管理工作，从实物档案的 收集、整理、保管、利用等方面进行了探讨。 [关键词] 高职院校：实物档案：档案管理 ／[中图分类号] 627 《中华人民共和国档案法》第二条规定：“档案是指过 行分析比较，划分出有代表性，且能概括本校所有实物档案 去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、 的类别。然后再按每一种类别给每一件实物进行编号，编制 经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和 实物档案 目录，以便今后的检索、修改。实物档案的分类根 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 据 《高等学校档案实体分类法》中对声像载体档案的分类， 记录。”那么，实物收藏能不能成为档案呢?从档案事业的 制订了实物档案的分类体系：一级类 目SW，“SW”即 “shiwU” 发展和档案工作的实践来看，凡符合档案的本质属性即 “原 (实物)的简称；二级类 目采用双位制，根据实物档案的载体 始的历史记录性”，无论形式和载体怎样，都应称之为档案。 形态进行划分，如SWl1类：领导题词、名人字画；SWl2类： 因为档案的表现形式虽然只有文字、图表、声像等，但其载 证书；SWl3类：奖状；SWl4类：奖牌、奖杯、奖匾；SWl5 体却有纸张、布 帛、金属、木石、陶瓷、玻璃、塑料、磁带、 类：锦旗；SWl6类：其他 。实物档案档号编号模式可以采 胶片、光盘等丰富多彩、各种各样的物理载体。如奖状或证 用 “年度号+实物档案分类号+保管单位号”。年度号为实物 书 (纸张)、奖牌或奖匾 (金属)、奖旗 (丝绵针织品)、奖杯 (瓷、 档案形成的自然年度或归档年度 (无法考证其形成年度的)， 玻、塑、金属等)、奖品(各种载体)等，将其收集保存到档 保管单位是实物档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒， 案部门，就是实物档案。因此，建立实物档案，是高职院校 也可以是张、件。如 2002一SWl2—1，代表 2002年度证书类 档案工作的重要组成部分，是一个不可或缺的档案门类。 实物档案第 1卷 (件)。实物档案分类编号后，至少要分别为 一 、 实物档案的收集 每类实物档案编制一套案卷 目录，案卷 目录大致可以设置以 很多高职院校对实物档案不够重视，没有统一收集和保 下著录项 目：件号、分类号、获奖编号、受奖者、获奖项 目 管，散放在各部门甚至个人手中，有的已经丢失。使这部分 名称、奖项、时间、互见号、规格、存址、备注。其中分类 档案无法如实反映历史面貌，不能得到很好的利用。这对维 号是根据分类法所得的分类号填写；互见号是指与其有联系 护档案 的完整与安全，使档案工作更好地为改革开放和现代 的案卷的案卷号。由于实物档案类别繁杂、形式多样，所归 化建设服务，具有十分重要的意义。我们档案工作者在收集、 档的实体无法做到整齐划一。因此档案工作者要根据学校的 整理档案的工作中，应当十分注意观察实物档案的收集、整 实际情况，摸索一套行之有效的归档方法。一般做法是：荣 理，这是一个不可忽视的档案种类。首先制定科学合理的实 誉证书、光荣册、纪念册等：逐一将其编号编 目，装入卷盒， 物档案归档范围是收集工作的基础和依据。实物档案归档范 并在卷盒上标明实物名称和时间。奖状类：归档时，先制一 围的制定要注意与已有库藏档案相协调，重点收集对本校发 封套，可用塑膜或硬质纸