办公自动化系统的应用与初探.pdfVIP

理论广角 ChinaSCience andTechnology Review ●I 办公 自动化系统的应用与初探 侯秀娜 (烟台开发区自来水公司 山东 烟台 264006) [摘 要]本文介绍了办公自动化的概念及实际中对其部署和使用，指出了在办公 自动化系统的部署与应用过程 中遇到的问题，并提出了解决对策，预测 了 办公 自动化系统的发展方向。 [关键词]办公 自动化系统 使用 问题 中图分类号 ：TP317．1 文献标识码 ：A 文章编号：1009—914X(2012)08—024卜0l 1办公 自动化的概念 指定了各个环节在办理完成后所要流转到的下一环节 ，流向可 进行条件分 传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远 支、根据域值比较，判断流向的走向及循环，根据需要 ，甚至可以在各环节间进 不能满足高效率 、快节奏的现代工作和生活的需要 如何实现信息处理的 自 行任意的流向设置。 动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视 。 日常办公 随着时代的进步，办公 自动化的内涵和外延都发生了革命性的变化。现代 日常办公是专门用来处理工作流文档的平台，所有的工作文档按拟办工 的办公自动化系统强调以知识管理为核心，企业办公基于工作流，完全采用计 作、待办工作、在办工作和转发工作进行分类 。工作办理完成并提交后 ，文档 算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享，交流信息，高 自动流转。所有人员都完全不必为工作的交接或收集浪费工作时间，不但能缩 效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作，避免重 短办理时间，而且节省了开支和减少了出错率，提高了整体的工作效率。系统 复错误和重复工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理 ，为企 记录每个文档的流转历史，监控流转状态信息，实时了解工作办理情况。同时， 业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力 ，使企业能 个人可以通过委托办理功能，可以将指定工作暂时委托他人办理 。 够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。 +公共信息包括电子论坛 、电子公告等功能。 笔者所在公司使用的是合强智能办公系统，它 以现代管理理论为指导，采 电子论坛类似一个非正式的会议室，提供一个信息交流、思想沟通和问题 用群件技术和Web技术相结合，通用、易用、稳定、安全和可扩展，能更好的 讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人员可在此进行自 适应对办公自动化的需求。 由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等功能。 2办公 自动化系统部署与使用 +电子公告相当于 日常工作中的公告栏，可以发布各种公共信息如公告、 工作中，笔者是对基于文档型数据库应用平台的典型代表LotusDomino 通知或启事等，还可进行各种信息传递。 系统的基础上开发的合强软件的部署与使用 +电子邮件 使用电子邮件可与组织内外部的人员进行E-marl通信，具有发送、接收、 回复等功能。NotesR5支持lnternet标准，可以在一个通用的邮箱中收发所