【论文】高职院校电子化档案应用初探.pdfVIP

高职院校电子化档案应用初探 宋 筠 (义乌工商学院，浙江义乌 322000) 摘 要：本文通过对高职院校档案应用情况进行分析．结合 的文件。本校教育发展规划、计划、教育改革方案等。人事档案 高职院校实际情况。对高职院校电子化档案应用进行了一些探索。 包括教师队伍建设资料，教师进修、培训计划，模范教师和知名 关键词：高职院校档案工作 电子化 人士材料，聘请外籍教授、顾问情况等。学校的发展是在党和政 府的政策指引之下。在广大教职员工的辛勤努力之下得以实现 高职院校档案在学校T作中起着承前启后的作用，是整 的。因此，t：级部门的有关政策与规定，对学校的发展壮大有宏 个教育管理工作中的一个重要环节。最近国家放宽了档案使 观卜的调控作用。教师作为学校的核心部分，其质量的高低，可 用的权限．可以部分作为收费查询项目，因此高校档案同时也 以说是直接关系到学校的前途。因此，高校档案管理中，不应忽 具备一部分商业价值。在高职院校全面改革的新时期．高职院 视这两个方面：吃透政策法规。能使学校坚持正确的办学思想 校档案工作面临着新的课题。 和办学方向；了解干部和教工的真实状况，有助于队伍的优化 一、当前高职院校档案工作的现状及问题 组合，形成合理的人才结构，产生巨大的整体效应。 (一)高职院校档案工作的内容 三、高职院校电子化档案应用 高职院校档案主要内容包括文书类档案、教学工作类档 (一)电子档案及其特点 案、科学研究类档案、基建档案、仪器设备类档案、会计档案、 档案工作向电子化、网络化的方向发展．这是一个划时代 特种载体类档案等。其中高职院校教学档案是高职院校全部 的变化。它带给我们的不仅是一种挑战，而且是一次提高档案 档案的基础，是高职院校档案重中之重。 管理水平，充分发挥档案信息效用的机遇。电子档案是以代码 (二)当前高职院校档案工作存在的问题 形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体。依赖计算机系统存取，并 不可否认．近几年高职院校档案工作的发展速度、规模、 可在通信网络上传输的文件。它与纸质档案有很大的不同，产 社会效益和经济效益都是有史以来最高的．取得了令人瞩目 生了巨大的变化。其主要特点是：电子档案呈数字化信息形态 的成绩．但是仍然存在以下四个方面的问题。第一，领导重视 在计算机内部，无论是生成、存储还是传输等处理，电子档案 不够，没有从根本上认识档案工作的重要性。第二，管理体制 均是以数字编码的形式存在。 不够健全，工作效率低下。第三，档案管理没有统一。很多学 (二)电子文件的归档 校，不同档案由学院和系里分别保管，甚至人事处也管一部 电子文件以其新颖性及与传统管理方法和手段的不一致 分。第四。档案信息开发利用不够。 性。给高职院校档案工作带来管理方法上的根本性改变。电子 二、商职院校档案工作的作用 文件与纸质文件有着本质不同的归档方式和特殊归档现象。 (一)教学档案是学校最基本档案 1．归档要求 教学是高校教育工作的首要工作。无论是宏观的专业设 归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利 置改革，还是微观的课程教学改革，都离不开教学档案，特别 用，因此档案部门应采取措施．保证电子文件归档的质量要求。 是在改革开放新形势下。教学档案呈现出发展速度快、开发效 2．归档范围 果好的姿势。广大教师利用教学档案的要求越来越高、范