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浅析档案管理信息化 摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用档案。 关键词：档案；档案信息化；档案管理；档案利用 随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化的渐趋完善。信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。加强机关档案管理是十分必要的。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。 人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，已是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。 1档案信息化及档案信息化建设的内涵 1.1档案信息化定义 杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。 1.2档案信息化建设的内涵 档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。 2档案信息化建设的意义 档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。 2.1对于管理人员的意义 2.1.1档案管理不再费时费力 档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。 具体表现为： （1）数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。 （2）各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。 （3）自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。 2.1.2检索查询更为方便 （1）传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过软件系统就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。 （2）提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。 2.1.3档案的查借阅工作更加可控。 传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。 2.2对于职能部门的意义 2.2.1提高整个部门的工作效率 实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 2.2.2提高整个部门的技术水平 档案的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都对这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和单位的发展相协调，适应不断变化的外部环境。 2.2.3有效的进行档案的收集工作 档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。 2.2.4有效的为科研服务 档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了单位整体的工作效率和竞争力。 2.2.5有效的为决策服务 科技档案是公司最宝贵的无形资产，是公司投入大量资金、经过