试论文件生命周期理论与文档一体化.pdfVIP

维普资讯 口 辽宁社会科学院 江 楠 摘 要 本文结合我国档案管理工作的特点，分析文件生命周期理论的概念，探讨文档一体化管理的理论，并指出文件生 命周期理论对当前我国文档一体化管理的实践有着重要的启示意义和指导作用。 关键词 文档一体化 生命周期 文件 管理 一 、文件生命周期理论的概念 凭证作用)，档案侧重于对制作者以外的需求者的从属价值。 文件生命周期理论是研究文件产生、运动、变化的过程和规律 二、文件、档案管理—体化的概念和特点 的理论。所谓文件生命周期，即文件从其产生经过现实执行效用的 实现而被暂a寸保存起来，直到全部使用目的已经达到再无价值而被 进行文档一体化设计可以从三个突破点着手，构建所谓 三“点 销毁，或者因为还具有永久保存价值而转化成档案的全过程。文件 一 线”的文档一体化管理模式。首先，是文件的登录环节。要求在文件 生命周期理论的精髓在于：文件从最初形成到最终被销毁或被永久 处理的前期工作中，将档案的著录项目放在文件处理的登录项目之 保存，是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，其价值形 中，使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在文件处理中形 态、服务对象、保管地点、管理方式各不相同，并与之存在着一一对应 成，并达到标准化。其次，是文件的归档环节。要改变以往传统的工作 的关系。至于怎样划分阶段，国内外学者各有不同看法，并都有各 自 模式，由各单位的文书人员在形成文件时就随时给归档文件标上归 的依据和理由。国外学者有的将其划分为现行阶段、半现行阶段、非 档标识、组卷标识和保管期限标识，在归档环节上再由档案工作人 现行阶段；也有的将其划分为形成阶段、现行阶段、安全保存阶段、历 员进行核校，并打印出归档文件目录，进行实时文件归档。再次，是档 史阶段等。国内学者陈兆禊将它划分为四个阶段，即制作阶段、现实 案的检索利用环节。文档一体化管理的最直接、最有效的应用效果 使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。 就是要能提供多种检索途径，促进档案的利用服务，借助计算机来 文件的制作阶段，是借助于缮写、印刷、录音等信息记录手段来 管理档案，使档案工作由收集、整理、保管等八大内容向较为单纯的 固定文件撰写的结果，形成具有法定效力的文本过程。它以文件的 保管、开发利用转变，使得档案的检索利用替代传统档案工作其他 签署或盖印为完成标志。IiI~，文件保存在制作者(包括机关、团体、 的一些环节，成为文档一体化设计时主要考虑的工作重点。 企事业单位或个人)的手中。文件的现实使用阶段，是文件开始在规 文档一体化管理的最大特点是把文件管理和档案管理放在一 定的受文范围内运行，履行其现行作用，即实现制作文件的目的，在 个综合的管理系统中来考虑，文件管理和档案管理本身就是前后衔 各项工作中发挥其作用的阶段。文件在此阶段保存在制作者和使用 接、互相影响、不可分割的子系统，文件管理是档案管理的前期处理 者手中，利用率最高，现行性最强，常被称为现行文件。文件的暂存阶 工作，将其二者综合考虑更加符合文件的生命周期与发展规律。其 段，即文件履行完毕 自己的现行效用，完成了制作者的制作目的，其 最显著的表现是实现数据资源的原始性和共享性，从而确保著录数 中一部分文件已无任何价值，走到了它 “生命的终点”即被销毁；而另 据的准确性，最后达到检索时查全率、查准率和检索速度的提高。 一 部分对 日后工作仍有查考价值，将继续被保存。这一阶段的文件， 三、文件生命周期理论是文件、档案管理—体化的理论依据 在我国保存在机关档案室，欧美各国保存在文件中心或中间档案 馆，服务对象仍以本机关为主。文件永久保存阶段，即部分文件完全 我们应正确认识文件——档案这一客体 ，掌握其产生、发展以 失去了它的现行性，对本机关已无明显的利用价值 ，而对社会及科 及消亡的运动规律，并以此作为机关文件与档案管理一体化的理论 学研究仍有久远的意义，将被长久保存。这阶段的文件各国称为档 依