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学术探讨 企业档案全面质量管理策略的推行措施浅析 文／曹莉梅 摘 要：档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响期效用。其实从事档案工作的人员必须树立档 案全面质量管思想，使档案质量不断提高。 关键词：档案质量；策略 中图分类号：G271 文献标识码：B 文章编号：1009—9166(2011)OO17(C)一0346一o2 档案为经济建设服务，这是毋庸置疑的。但是为经 目，起源于美国，我国自1978年推行了全面质量挂钩 济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方 以来 ，在理论和实践上都有一定的发展，并取得了丰 面不能一提到为经济件事服务，就狭隘地狱火的多少 硕的成果，国家标准中质量管理的定义是 “确定实质 经济效益画等号。因为保存档案的 目的不是为了谋求 方针、目标和责任。并在质量体系中通过诸如质量策 利益 ，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会 划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部 的生存和持续发展创造某种基本的条件，所以它的效 管理职能的所有活动。”这个定义在全面质量管理概 益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命 念的理解汲取了现在数学方法、 自动控制 、系统工 线，档案质量的好坏直接影响期效用。其实从事档案 程、可靠性理论、工程心理学、价值分析等科学的成 工作的人 员必须树立档案全面质量管思想，使档案质 果 ，其主要标志是把科技管理、行政管理和统计方法 量不断提高。 邮寄的结合起来 ，建立起一整套质量工作体系，保证 一 档案全面质量管理的理的含义和特点 能经济地生产 出满足用户要求的产品。其根本原则 全面质量管理的理论是二十世纪六十年代初期形 是：质量不能靠检查处理啊，而应该把质量建立在设 成的一 门新兴的专 门科学 。它引起 了世界各国的瞩 计过程、生产过程、使用过程的基础上 ，并从这个 目 和管理方法进行研究， ((cAD电子文件光盘存储、归 加 ，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计 档与档案管理要求》的国家标准 已完成报批稿 ，正在 算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角 进行试点工作 ，目前课题组正在制定我国的档案行业 落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况 标准 电子文件归档与电子档案管理方法 。 互联网络还正在高速发展过程之中。 三．电子文件归档管理上遇到的问题 (二)技术发展和更新过快，造成电子文件长久保 据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工 管的困难 作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与 日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存 意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。 储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电 已经发现 ，一些部门的电于文件管理不严密，存在被 子文件信息处理的标准化程度还 比较高，而且技术环 删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题 ，使 境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文 新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件 ，造 件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应 成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集 办公习惯 ，在字处理文本上 ，可以签署具有图形属性 中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能 的手迹批示，甚至声音批示 ，使同一份文件的不同信 丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归 息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更 档管理的适当办法；甚至一些单位采用了 “无纸”办 新太快 ，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特 公方式 ，由于对电子文件管理存在隐患 ，可能造成更 殊环境就失去了可读性。 为严重的后果。以上问题 ，如果在电子文件归档时才 (三)保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的 考虑就 已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分 技术难题很多 析介绍。 影响电子文件的真实性、完整性、可靠性的因素很 (一)网络