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L厂学术 ] A(：SDt,~MIG 浅谈以信息化技术融入新时期的档案管理工作 ◎陈春兰 汕头航标处 摘 要：在信息化技术高速发展的时代背景下，传统的档案管理工作存在着明显的不足和 短板，制约了档案管理工作的发展。本文从当前传统档案管理工作的不足入手，结合实际， 对新时期如何抓好档案信息化管理工作进行了探索。 关键词：新时期 信息化技 档案管理 随着信息科技 的发展 ，信息技 1．1工作任务与人力资源之间存在的 传 统档案的调 阅存在现场性 、 术已经成为现代管理工作中不可或 矛盾 单一性等特征 。调阅人员必须到档 缺的工具 ，在提高管理精度和进度 随着事业的发展 ，档案 资料 来 案 室现 场 ，且要在档 案室里 “大海 中发挥了极其重要的作用。作为一 源 日趋多元化 ，使周期性 的收集记 捞针 ”，造成 了调 阅效率低 下。此 个单位运行管理重要一环 的档案 录、编 目编册工作任务变得越来越 外，还存在资料一经借出，其他人无 管理工作 ，却仍然停留在 “以纸质 繁重。往往是只有一名档案管理人 法查阅的问题 以及 外地工作人员无 档案为主 、信息化档案为辅 ”的状 员，必须 同时兼顾周期性 的档案归 法远程 查阅的问题 ，对档 案的运 用 况下 ，与时代的要求及事业 的发展 档工作和档案 日常管理工作 ，且档 效率造成了较大的影响。 之间存在较大的不适应性 。如何探 案管理人 员对信息化技术的应用能 1．4长期保存 与安全保 障之间存在 索运用信息化技术强化档案管理工 力普遍较差 ，为档案管理工作形成 的矛盾 作 ，对提升档案管理工作科学化水 了巨大的压力。 传 统 的档案多为纸质记录 ，虽 平有着重要的意义。 1．2档案数量与保存空间之间存在的 然档案室按照较 高 的规范建设而 矛盾 成 ，对 档 案 起 到 了较 好 的保 护 作 1．当前档案信息化管理中存在的不足 一 个单位经过几十年的发展和 用。但在借 出过程 中及保存过程 中 档案管理旨在保存资料 、记录 积累，档案数量 日渐庞大，档案室的 往往会 出现一些不可预料 的因素， 历史、服务发展。传统的档案管理手 空 间则 日趋紧张 。而档案室在建设 使档案的长期性保存存在隐患。 段是将记录分门类别地存放在档案 标准上有着规范的要求 ，很 多单位 室 中，其管理重心就放在了收集记 在建设档案室时往往缺乏前瞻性， 2．以信息化技术融入新形势下的档案 录、编 目编册及 日常管理等环节上。 没有预留足够大 的空 间，对实体档 管理工作 随着 时代的发展 ，传 统档案管理已 案的保存形成了较大的制约。 传统档案管理存在 的不足 的矛 逐渐 无法满足事业发展需求 ，其不 1．3档案 调阅与运 用需求 之间存在 盾，迫切 需要 引入信息化 管理手段 足之处正 日渐显现。 的矛盾 加以改进、予以破解 。结合本人的思 76 2w0w1．5w~删02 考和实践 ，笔者认为，在运用信息化 带来的极大 的要求和挑战 。档案管 升级改造，保持硬件设备的适用性 技术强化新形势下的档案管理工作 理的先决条件就是真实和安全 ，而 和先进性 。其次 ，要设计开发出适 中，必须抓好 以下工作： 这也是档案管理中的重中之重、难 合单位使用实际的档案信息管理软 2．1立足规范性，建立规范的管理体系 中之难 。应该预见 的是 ，档案 的信 件 ，使档案信息化建设与办公 自动 规范化 、标准化 的基础工作是 息化管理和传统的纸质档案管理还 化系统融合贯通，实现档案系统管 档案管理信息化建设的前提 。制定 将在相 当长 的一段时期内并存 ，对 理 、远程调用等功能。再次，要加强 和实施档案信 息化工作 的标准和 档案管理工作的真实性和安全性构 软硬件的日常维护管理，保障