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吴蓉蓉:档案管理中电子文件的存储技术探析 　　摘 要：电子文件是人类传递信息的凭证，同时也是人类保存信息的工具。电子文件的出现标志着我国的文件出现了改革，不仅如此在文件上的管理有了创新。传统的方法管理或者是保存文件都不能应用在电子文件上，因为管理的体制出现了变化，使得电力文件管理受到挑战。管理电子文件是为了在日后的时候，被方便使用，因此在管理电子文件的时候，要有安全保管的意识。本篇文章主要是讲述了在管理电子文件时的储存技术。 中国论文网 /8/view-7204668.htm 　　关键词：传递信息；电子文件；管理；储存技术 　　电子文件在记录文件的时候会使用磁带或者是磁盘作为记录的载体，在阅读或者是查找的时候，以计算机为主，通过计算机处理好文件的传输工作。电子文件的类型有很多，如果是按照工作范围来分，电子文件可以分为两种，一种是工作人员在日常办公的时候，处理事物产生的电子文件，例如E-Mail、OA等，而这些文件的形式主要是影像或者是声音。第二种是与科研有关的文件，这类文件比较有技术性。一般形式是光栅图等。 　　1 管理文件中的问题 　　电子档案的存储利用还刚刚起步，在日常的工作中形成的电子文件也越来越多，由此而引起的电子文件的存储问题越来越受到单位领导的重视，现根据本人在实际工作中遇到的问题及社会上诸多企业在电子文件归档管理中的情况，探讨电子文件归档和存贮管理中普遍存在的一些共性问题： 　　1.1 电子文件未能完全进行有效地归档管理。截至上个世纪90年代初期，企业普遍对电子文件采用软磁盘作为存储载体，有了光盘以后，部分数据也以光盘的形式甚至以计算机硬盘的形式存储电子文件。文件内容也多限于日常管理工作活动，而对于技术性文件、源程序代码等重要的电子文件，甚至未进行整理、鉴定、归档，仅仅把电子文件存储在课题的项目负责人或者科研人员自己的软盘或硬盘里。这样，即使不丢失，日积月累，电子文件亦会泛滥成灾，不利于管理和检索利用。即便存档，其电子文件和和也未经专门的、具有专业水平的技术人员进行实质性的质量审查，无法确定归档文件的有效性及正确性，使后来的文件利用存在很大的缺陷。 　　1.2 电子文件的版本管理还存在不足之处。科研开发及新产品生产企业，日常工作中的电子文件管理除上级机关下发的文件及本单位的发文之外，更多的是对科研开发的项目或产品的电子文件的管理。但大多数科研开发档案的源程序代码及其在开发过程中所形成的电子文档，都保存在各部门开发人员那里，档案管理人员很难收集到。客户在运用过程中出现问题需要进行维护时，开发人员和和自接在客户的系统上进行更正，而没有及时更新本企业保存的相应电子文件，工程人员再次进行现场维护时，需要对所出现的同一个问题重复更正，造成人力和财力的浪费，不利于企业对有关项目电子文件的版本管理。 　　2 储存技术 　　2.1 在存贮文件的时候，尽量使用特殊的存储柜，这样可以保证电子文件的安全，通常来说，点在文件在存储的时候，主要是存储在光介质还有磁介质，因此在存储的时候，要建立一个与之相符的环境。存放载体的柜子也要有适当的温湿度，而且存储的环境也要符合标准。在排放载体的时候，尽量让其保持直立状态，而且存储环境要避光，还不能有大量的灰尘，更要远离磁场。 　　2.2 按照国家在档案管理上的规定，在管理档案的时候，要有具体的管理原则，但是因为单位的能力不足等问题，很多的管理工作并没有做到位，甚至在管理电子文件管理的时候，还是使用落后的管理技术。随着电子档案的增加，部分管理单位以及认识到有效管理对于电子文件是十分重要的。而且根据本单位的实际情况出台了相应的管理措施。这些措施都成为管理电子文件的依据。 　　2.3 某些电子文件属于技术性文件，而且文件上有源程序，因此在存储的时候，可以将软磁盘中的文件转移到光盘中。如果有条件，还能对文件的版本进行管理。存储方式的转移是因为软磁盘在存储文件的时候，不适合长期的存储，在一短时间后，就要复制文件，这样才能长久的储存文件。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。 　　2.4 在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存