建立模拟档案室对高职文秘专业学生的现实意义.pdfVIP

2004年第6期 辽宁师专学报 (社会科学版)． NO．6 20O4 (总36期) JOURNAL OF LIAONING TEACHERS COLI,EGE(SOCIAL SCIENCES EDITION) General No．36 建立模拟档案室 对高职文秘专业学生的现实意义 尹 君 摘 要： 建立模拟档案室对高职文秘专业学生具有重要的现实意义，这主要通过模拟实践体现出来。这种模拟实践可以使学 生熟悉档案工作八大环节的工作流程，认知并掌握装具及器械的使用方法，熟练掌握不同载体、不同规格档案的保管方式以及库房管 理和提供利用服务的注意事项。 关键词： 八大环节；设备器械；保管利用 中圈分类号：D035．4 文献标识码：A 文章编号1008--3898(2004)o6—oo65—O2 建立模拟档案室对高职文秘专业的学生来说是有着极为重要的现实意义的。 一 、在模拟档案室中，学生可以对档案工作的八大环节有所了解并熟悉工作流程 模拟档案室的建立是以真实档案室为依托和蓝本的，除了有先期要准备的必要的设备和器械外，还应该 有逐步完善和丰满的内容，这主要依靠档案工作八大环节的实施来完成。在这个实践实习的过程中，学生能 够对档案的收集、整理、鉴定、编研等具体工作环节和工作步骤逐步熟悉起来，并对这几大环节工作的具体要 求有所领会。 首先，从档案收集环节来看，在模拟档案室中，学生能够对归档制度的具体内容诸如归档时间、归档范围 和归档案卷的质量要求有相当程度的了解，并充分认识到收集工作作为档案工作第一个环节的重要性及其 在整体档案工作中所处的地位。 其次，从档案整理环节来看，在模拟档案室中，学生可以实践的内容最为丰富也最为实用。整理环节在 整个档案工作八大环节当中是动手实践性最强的一个环节，也是对档案工作人员的工作能力要求最高的一 个环节。学生在课堂上掌握了档案整理工作的内容、整理的原则以及整理的方法之后，便可以到模拟档案室 中实习实训，主要涉及档案的分类、立卷(包括案卷的组合、卷内文件的整理、案卷的排列、案卷目录的编制、 编制档号、加盖档号章等)、零散文件的整理等几大部分。在这种模拟训练中，可以真正让学生自己动手，去 独立完成某一个个案，使学生在这个过程中得到最为充分最为直接的锻炼。 再次，从档案鉴定环节来看，在模拟档案室中，学生可以在掌握了档案鉴定的原则、形成了档案价值判定 的标准的基础上编制档案保管期限表。另外，还可组织学生对保管期满的档案进行销毁，使学生熟悉销毁档 案的过程及相关的规定和要求。 最后，从档案编研环节来看，在模拟档案室中，学生主要可以实习的是一些档案参考资料的编写，如大事 记和组织沿革。这两种参考资料的编写是最基层的档案工作人员也需要具备的一种能力。而这种模拟训练 恰好能够使学生很好地掌握这种技能。 二、在模拟档案室中。学生可以熟悉档案室的各种设备器械。并学会使用 模拟档案室与真实的档案室大同小异，具有着“麻雀虽小，五脏俱全”的特点，与真实档案室也只是一种 规模上的差别。模拟档案室内也要有一定数量的档案架(柜)，不同类型的档案盒等装具，各种戳记、印章， 温湿度表等。 在模拟训练中除要求学生能够识别这些设备器械外，更重要的是要求学生学会使用。如，案卷在档案架 (柜)中怎样存放，档案盒如何折叠，档案盒的封面如何正确填写，各种戳记印章的用途及加盖的位置和方 法，如何识读温湿度表并每日做记录，等等。这些都是学生在讲授的课堂上接触不到的，而这些实战式的技 能也只能以这种实战式的演习训练才能够逐步获得。 三、在模拟档案室中，学生可以接触到不同载体、不同形状、不同类型的档案，并实习针对于他们的整理 65 及保管方法 ’ 模拟档案室中还应具备一定数量、不同类型、不同载体、不同规格的高质量的模拟档案。这些档案实质 上是学生实习实训的物质对象。 针对一定数量的档案可以训练学生对档案进行分类，进行整理，然后立卷并进行排列。 针对不同类型的档案可以训练学生对