浅析办公自动化对文秘工作的重要性.pdfVIP

2011年第 6期 内 蒙 古 气 象 1l7 文章编号：1005—8656(2011)06一Ol17—02 浅析办公 自动化对文秘工作的重要性 阿 民 (鄂托克前旗气象局 ，内蒙 占 鄂托克前旗 O16200) 改革开放以来 ，在各行各业研 究新技术革命对 设备 ，促进文书工作的处理手段更加先进 ，更不用担 策 的形势下 ．由于社会信息的急剧增加 ，现代信息 心离开办公室后无人接 电话_3】。 电话打进 ．若没人 技术和设备 的引进以及 网内信息没备制造业 的迅 接 ，它会 自动将 电话存入 电脑 中。并在显示屏上显 速发展 ，现代化办公设备已进入我 国各级党政机关 示 电话 内容或提醒主人 。如果建立 了局域 网。便可 和 事业单位的办公室lll。它将改变文秘人员传统 不必为发信、发文件犯愁，此时只要在网络工作站上 的手工办公模式 ，并在更大范 围内，更大规模地 吸 发一个命令 ，所有该发的信息全都会迅速无误地到 收信息，提高文秘人员的工作效率和质量。 此 ，树 达接收者手里 。打印机坏 了不必着急 ，可以在 自己 立现代化办公观念 ，掌握现代化办公知识 ，学会操 的办公室里通过共享手段借用其他办公室的打 印 作现代化办公没备 ，将是对我们厂大文秘工作者的 机工作 。有些数据在本办公室找不到 ，可以通过 网 迫切要求 。实现办公 自动化 ，首先，它是信息社会的 络到别处去墩 ，它就是共亨数据库 。在这样 的办公 需要 ；其次 ，它是社会经济发展 的需要 ；再次 ，它是 室里 。秘书人员定会高效而有条不紊地工作。 精简单位人员，克服官僚主义的有力措施 ．对秘书 3 办公 自动化有力地促进管理工作的改革 部 门来说 。作用重大。 实现办公 自动化的过程 。也是促进管理工作改 1办公 自动化能极大地提高办公效率和办公质量 革的过程 。实现办公 自动化后 ，可以实现时间管理 我闫传统的方法 ，文稿的形式是秘书人员用笔 现代化。因为电子 日程表和电子备忘录可以在两 在纸上起草 。反复修改、誊清 ，然后交给打字员 ．再对 分钟之内安排好一个在平时需要七十分钟方能安排 打出的纸样进行校对12]。如果要对打出的纸样进行修 好 的会议 ，还会巧妙地解决 同一段时间中很多人参 改，除个别错字改正外 ．整段的修改或增 、删 、改等必 加的多种会议 ．使人能轻易地应付大量会议 某些 要对整 页重新打字 。如果采用以微处理器为核心的 原因而改期或撤消等情况；能及时地发 出信号 ，提醒 文字处理 ，则可以用键盘将文稿输入 ，利用文字处理 人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室 、 的增、删 、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后 交通工具和其他服务设施 。实现办公 自动化必然促 的文件可 以存人磁盘 ，以备随时调用 。也可以用联机 进管理系统和管理手段的改革。阏为管理机构臃肿 的打印印出所希望的字体 、字号的书面文稿 。这样一 和软弱不利于办公 自动化 ，必须促其精干；决策手段 来 ，键盘操作一屏幕编辑一 自动打印的过程 。就代替 凭经验不能输入电脑 ，必须将经验升华为科学手段； 了纸笔起草一修改誊抄一打字～核对一修改一印出 公文格式不 一，报表五花八门不便输入 电脑 ，必须 这个繁琐过程 ，从而提高了办公效率。磁盘归档后可 促其简明划一 ，形式标准化。办公 自动化能在分亨 随时检索、自动打印等 ，提高了办公质量 。