集装箱码头企业借助SAP优化内部控制系统的实践及启示.docVIP

PAGE  PAGE 7 集装箱码头企业借助SAP优化内部控制系统的实践及启示 　　摘要：内部控制是企业进行自我调节和约束的重要内在机制。随着ERP系统在集装箱码头企业的广泛应用，如何利用信息化手段整合和优化内部控制系统已成为众多集装箱码头企业信息化过程中面临的突出问题。文章简要分析了当前我国集装箱码头企业信息化概况，并且结合实际情况，提出了集装箱码头企业借助SAP优化内部控制系统的启示。 　　关键词：集装箱码头企业 内部控制 SAP系统 启示 　　完善、高效的内部控制系统是现代企业提升内部管理水平，提高运营风险防范能力的有力保障。随着信息技术的不断发展，ERP系统在集装箱码头企业的广泛应用，如何利用信息化手段整合和优化内部控制系统已成为众多集装箱码头企业信息化过程中面临的突出问题。本文通过对集装箱码头企业内部控制系统的关键业务控制程序进行分析，总结其利用SAP系统进行内部控制系统优化的实践，以期为集装箱码头企业运用信息系统优化内部控制系统提供借鉴。 　　一、集装箱码头企业信息化概况 　　集装箱码头企业主要经营集装箱港口装卸及海铁联运、仓储、堆存、拆装箱等集装箱相关业务。随着集装箱运输的高速发展，市场竞争压力的不断加大，为满足码头作业及管理的需要，提高信息化管理水平已成为现代集装箱码头企业必备的经营条件。因为诸多历史原因，全国集装箱码头企业管理信息化水平参差不齐，大部分企业都是在生产经营过程中逐步建立会计核算、物资管理以及码头管理相关信息系统，且相关系统各自独立运行，系统间集成性不强，缺少集中统一的信息管理平台。 　　鉴于之前的会计核算系统与其他业务管理系统没有实现实时全面集成，导致集装箱码头企业各信息系统之间出现了“信息孤岛”现象，为此，相关企业非常重视ERP系统的应用。SAP因其强大的数据提取与集成功能，并且覆盖了企业的财务、采购、库存、生产、商务等各个方面，实现了上述模块的全面集成，所以较多集装箱码头企业均上线运行了SAP系统。在SAP实施过程中，相关企业对其原有的物资管理、商务计费系??等相关业务流程进行了重组与优化，以满足SAP系统运行的控制要求。 　　通过实施SAP，集装箱码头企业不仅实现了业务流程的有效集成，而且在内部控制系统优化上也取得了显著效果。利用SAP系统的实时集成功能，将原有的物资管理、商务计费系统数据及时导入SAP，并对原系统核心业务流程进行全面重组与固化，同时将物资系统、商务计费系统的关键控制点前移，进一步强化了生产物资、业务收入的管控力度。通过SAP与内部控制的深度整合，集装箱码头企业优化了内部控制系统，提高了内部控制系统运行的有效性。 　　二、集装箱码头企业的物资管理、商务计费控制流程 　　因为集装箱码头企业内部控制是以物料消耗、业务收入管控为重点，所以要实现内部控制系统的优化，必须要借助信息化手段对企业物资管理、商务计费控制流程进行重组与整合。相关企业在SAP项目实施过程中，对以上业务控制流程进行了全面梳理分析，重新制定了物资管理、商务计费业务流程，通过开发物资管理、商务计费系统接口，将相关业务系统控制流程嵌入到SAP系统中，实现了企业主要控制程序的集成化，强化了物资管理、商务计费的控制效果。 　　集装箱码头企业物资管理、商务计费控制流程如下： 　　（一）物资管理控制流程 　　1、物资采购管理 　　一是企业所有供应商档案必须上报集团进行审核，只有经审核批准后的供应商才能录入SAP系统，进行日常物资采购业务；二是钢丝绳、轮胎、润滑油、柴油等大宗生产物资采购由集团指定供应商，进行物资集中采购管理；三是采购申请严格按照企业采购管理规定进行逐级审批，确保所有采购业务均得到有效控制；四是采购入库物资必须与采购申请一一对应，并将采购入库单实时传入SAP系统，以有效控制库存规模；五是供应商发票必须在SAP系统应付账款模块中与相关入库单逐一进行校验核销，以确保应付账款信息的准确性。 　　2、物资领用管理 　　一是所有生产物资的领用申请必须按企业物资领用管理规定进行相关审批；二是物资管理人员根据批准的申请单在物资系统中编制物资出库单，同时将出库单实时传入SAP系统，传入系统后，物资系统不能再对出库单进行任何更改，若需更改，必须提交相关批准手续，并先将SAP系统信息进行更改后，方可在物资管理系统对物资出库单进行相应更改。 　　（二）商务计费控制流程 　　1、计费账单管理 　　一是所有码头作业账单计费后，均实时传入SAP系统，确保作业收入确认的及时性；二是计费账单传入SAP系统后，商务计费系统即不能对原账单进行修改，若需进行修改，必须提交相关批准手续，且须先将SAP系统信息修改后，方可在商务计费系统中对原账单进行修改，以保证计费账单信息的一致性。 　　2、费用发