沟通课件合成版(技能篇)第五版.ppt

第5章 笔头沟通：报告写作;1 笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的作用 (1) 信息易于记录和永久保存 (2) 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 (3) 信息传递速度快 (4) 可以更多关注细节方面的信息 (5) 比口头表达采用更为精确的用词;2 受众导向的信息组织原则 笔头沟通的重要前提——对受众的分析 受众导向的文字组织原则 （1）受众对信息的第一反应会是什么 （2）受众到底需要多少信息 （3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣; 如何让受众对信息感兴趣 用主体句或首段显示信息的重要性和相关性 把应付诸实施的内容尽量简化 对信息内容的实施，设定可行的截止日期 信息越短越好; 分析受众到底需要多少信息 受众对于讨论主题知道多少 受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验 要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息 ; 如何编辑信息以激发受众兴趣 站在受众的立场为他们提供积极信息 向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观，用一致的感觉加强说服力 注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好;4 笔头沟通的写作过程 ;5 报告的书写 报告的概念 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。 报告的类型 ;成功报告要具备的条件 （1）报告内容应该统一 （2）报告内容应该完整 （3）所有的信息应该准确 （4）基于逻辑分析和材料分类的写作 （5）内容表述方式应使计划清楚 （6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读 （7）尽量使所有可能的读者都易于了解;Understanding: 听取领导的要求； Thinking: 结合自己理解，再与领导沟通 Viewpoints: 高屋建瓴、领会意图、提炼核心、把握主要思想 Evidences: 平时积累、资料收集、建立数据库、归类整理 Structuring: 正叙、倒叙、插叙、演绎、归纳、例证（枚举）、反证（排除）;5.2 Preparation for Writing;5.3 Outline Layout;Outline Layout;内容与表达匹配 ——报告的不同风格 相同内容用不同的表达风格 如上述报告框架也可改为： (A) 现状分析; (B)目标确定; (C) 对策建议 表达与风格整合 ----惜墨如金 ----挥毫泼墨;5.5 报告写作过程;如何起草公司年度工作报告 ;（一） 功夫在诗外，做个有心人 （二） 理解和思考是灵魂 条理和提纲是骨架 形式和表达是血肉 实践和体念是根本 ;笔头沟通练习与案例分析;本章学习要求; “引题”启示: 如何正确看待面谈的重要性 案例 6.1 ——罗芸应该如何和老陈谈话？ ;目的性：参与面谈的一方或双方有明确的目的。 计划性：谈什么(What)？何处谈(Where)？何时谈(When)？与谁谈(Who)？如何谈(How)？等都要有预先的计划。 控制性：至少有一方处于控制地位，或者由双方共同控制。 双向性：面谈必须是双向的而非单向教训和批评。 即时性：面谈一般要求沟通双方即时对沟通信息作出反应，反应速度快。;面谈的计划;确立面谈目的 ;设计好的问题以鼓励信息共享;安排面谈结构 ;面谈实施 ;实施面谈的阶段 ;几种常见的面谈类型和面谈技巧;雇佣选聘面谈;雇佣选聘面谈建议;绩效评估面谈 ; 管理者与下属的面谈技巧——个人管理计划 ;情景模拟训练 ; 案例6.2 研修生的选派 ;;本章学习要求;1 倾听技能的引入; 2 倾听的重要性;40% 倾听; 倾听的重要性; 自我测试;计算您的倾听能力;3 倾听过程;倾听过程的四要素;Hearing;Filtering ;Interpreting ;Recall ;4 倾听中的障碍;4.1 环境障碍;; — 非威胁环境 — 适应的地点 — 反馈和行动 — 时间因素 — 正确的态度;4.2 倾听者障碍;如何克服倾听者的障碍;如何成为更好的倾听者;5 提高倾听的效果 ;5.2 提高有效倾听的技巧;倾听中的提问技巧;倾听中的沉默;6 我们如何倾听; 积极倾听;情景练习：积极倾听（1）;注意事项： ﹡甲方：谈论一个实际问题，即使不重复也无妨； 不要期望问题的解决方法。 ﹡乙方：倾听关键的句子，通常是随便说出的。使用短句插话或 保持沉默。倾听对方的需要和动情的语言。 ﹡丙方：说明哪些是切实可行的，陈述的哪些要点和行为举止