商务文书上 新课件.ppt

日 语 函 电 教 案 课 件 商 务 日 语 文 书 第一章　　ビジネス文書について ビジネス文書は会社と会社、生産業者と消費者、或いは商店と 顧客といった相互に利害関係を持つ者同志のあいだで、主に 商品取引の業務に関して交わされるものである。つまり、一般 の手紙とは、かなり間違った目的や内容を持っているものである。 ビジネス文書はビジネスをスムーズに運びための文書であるが、 大ざっぱに「社内文書」と「社外文書」の2種類がある。 「社内文書」とは、会社内部のコミュニケションを図るために必要な文書である。　　　 ●上司や会社から部下へ（指示文、通達文、辞令など命令?指示を意味する文書）　 ●部下から上司や会社へ　（稟議書、報告書、企画書、始末書など） 「社外文書」は、会社と会社の間の取引文書、仕事上の連絡文書及び会社間の社交、儀礼文書などがある。　 ●日常業務関連のもの（依頼状、回答状、請求状、注文書、確認状など）　 ●仕事でのトラブルに関連するもの（お詫び状、抗議状、督促状、反駁状（はんばくじょう）、断り状など。）　 ●社交、儀礼関連のもの（挨拶状、案内状、招待状、紹介状、祝賀状、弔慰状など） 第一節 ビジネス文書の基本 一、ビジネス文書の基本的な内容： ビジネスでは読みやすい文書が求められます。よって、余 白を多く取ったり、箇条書きにしたりと、視覚的な工夫が 必要です。特に相手に伝えなければいけない必須項目は、 ５Ｗ２Ｈで正確かつ明瞭に表します。 ビジネス文書の５Ｗ２Ｈとは？ WHEN (いつ)　　　発信日、実施日、期限、期間、 開催日時、決済日 2. WHERE （どこで） 会場住所、集合場所など。地図、 アクセスなどの資料も添付。 3. WHO （誰が）　　 発信者名、対象者名など。 文書の責任の所在や対象を明確に。 4. WHAT （何を）　　 件名。簡潔であることはも ちろん、具体的に分かりやすく。 5. WHY （なぜ）　　 目的、根拠、企画、方針な ど。伝える側の意図が伝わるように。 6. HOW （どのように）　状況説明と方針。文書作成の経 緯とこれからの行動を示します。 7. HOW MUCH 　（いくら）　予算、見積り、経費、費用、注 文量などお金にまつわる数値。　 二、社内文書の特徴： 社内文書の書き方には、次のようなルールがあります。 1.あいさつの省略 「拝啓」「敬具」といった頭語、末語や時候のあいさつな ど、儀礼的?社交的な要素は省略します。 ２．敬語は必要最低限に 能率性を優先しましょう。敬語の使用は常識的な範囲内で 簡素にします。 例）×「ご出席くださいますようお願い申しあげます」○「ご出席願います」「ご出席ください」 ３．定型用紙を使用する たとえば有給休暇届けや交通費精算書など、同じような内 容で繰り返し取り交わされるものは、会社で印刷した定型 用紙があります。書式に慣れて短時間で書きあげられると 効率がよいでしょう。 ４．提出期限を守る 社内文書には必ず提出期限があります。期限に遅れてしま うと周囲の人に迷惑がかかる上、情報としての価値も下 がってしまいます。中でも報告書や精算書などは記憶の確 かなうちに。 ５．憶測や推測でものを書かない 社内文書は用件を正しく相手に伝えることが第一目的です。 記述しようとする事実をしっかりと把握した上で、5W2Hの原 則に沿って正確に書きましょう。 ６．あて名は職制名で書く 受けとる人がたくさんになる場合もあり、基本的に職制名の みで表現します。 三、社外文書の特徴 社外文書では社内文書より丁寧な言葉を使います、なぜな ら、社外文書は、企業を代表して先方に送る文書です。 用件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、礼儀正しく美し い文書にすることが肝心です。 そのためには、まず「言い回し」や「表現」を身につけま しょう。形式に慣れることが、上達のポイントです。 1.敬語を適切に使う 2.誠意がこもっていると感じられる 3.礼儀正しい 会社で用いるビジネス関係の文書には、普通の手紙とは 違った一定の書式というものがあり、ビジネス文書は公的 な意味を持ちますから、取り扱う事項によって形式を整え、 文書の内容に不都合がないよう、慎重に作成しなければな りません。 また、事務処理を円滑に機能させるのがビジネス文書の 第一条件ですから、その目的に沿った方法として一定の様 式どおり作成するのが合理的です。 四、ビジネス文書の書くポイント ビジネス文書には基本的なルールがあり、相手が気軽に読めるように、簡潔な文書にしましょう。 １．儀礼的なもの以外は横書きにしましょう ほとんどのビジネス文