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浅谈电子文档数据保护方式 　　【摘 要】在电子文档系统的建设和管理中，数据的安全性是极为重要的。无论是来自自然灾害的威胁，还是人为主观因素的灾难，一旦所保存的数据被破坏或丢失，就会对整个电子文档系统的价值造成严重的影响，甚至带来重大的经济损失。然而任何以预防为目的的保护措施，无论其多么全面周到、细致入微，都只能尽量地减少而不是杜绝灾难的发生，当突发事件和人为、意外造成的计算机数据的破话、丢失突如其来的时候，最关键的问题就是如何恢复数据。因此，做好电子文件数据备份成为电子档案系统建设的重要问题。 　　【关键词】档案管理；电子文档；数据备份 　　电子文档是珍贵的历史记忆和国家财富，我们必须采取有效措施，认真保护电子文档，确保数据真实、可靠与安全。 　　1、做好电子文件的归档工作。及时对电子文件进行归档，有效保证数据的真实性、完整性和有效性，这是记载和保护历史真实面貌的基本手段。 　　2、在电子文档的收集中，要保证电子文件格式的统一性。文本文件通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。扫描型电子文件通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。视频、多媒体、超媒体文件通用格式为：MPEG、AVI，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。音频文件通用格式为：WAV、MP3，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 　　3、做好电子文档数据备份工作。数据的备份就是将备份文件安全的保存，确保灾难发生时候能正常恢复。 　　（1）、电子文档数据备份的基本方法。现在比较常见的备份就是刻录数据光盘，或者用U盘，近年来也有人喜欢使用网络硬盘。就刻录数据光盘来说，每天对数据库进行完全备份。例如，星期一用一张光盘对整个数据库数据进行备份，星期二再用另一盘光盘对整个数据库数据进行备份，依此类推。这种备份方法的好处是：当发生数据丢失的灾难时，只要用一张光盘（即灾难发生前一天的备份光盘），就可以恢复丢失的数据。然而它亦有不足之处，首先，由于每天都对整个数据库数据进行完全备份，造成备份的数据大量重复。这些重复的数据将产生大量的光盘，这就意味着增加成本。其次，由于需要备份的数据量较大，因此备份所需的时间也就较长，浪费工作时间。然而，数据的安全是第一位的。 　　（2）、电子文档数据备份的妥善处理。对于备份的光盘可以加以编号编目，存放在专门的场所。放置数据备份的场所除了要保证符合介质要求的温度和湿度条件之外，对于灰尘和静电干扰等情况也要有所考虑。因为根据存储介质的不同，各种干扰条件有可能加速介质的老化，甚至破坏介质上的内容。另外，数据备份的存放还应该考虑安全保卫方面的因素。撰写备份说明是必须的。说明应该写明备份的内容、数据的保存格式、使用的机器类型等。如果需要专门的管理软件才能读出数据，则应该随盘附带管理软件，并标明该管理软件的运行环境、安装方法等。总之，备份光盘及说明应使备份寄存单位的工作人员在紧急情况下能在最短的时间里读出数据。 　　（3）、电子文档数据备份的安全保障。电子文档的数据备份时保障数据安全的基本措施，最好是多重备份。除了上述的刻录数据光盘之外，还可以将数据备份在U盘上。近年来，U盘的使用越来越广泛，容量也越来越大，成本比较低，所以U盘备份是个不错的选择。首先在U盘上建立几个不同的文件夹，将备份文件拷贝到这些不同的目录下，如果数据库内容增加，可以覆盖原有的备份文件。这样做的好处是，如果一个目录下的数据文件损坏，可用另外保存完好的备份数据。对于备份的电子文档要用专门而坚固的装具进行存放，指定专人管理，定期进行抽样机读检验，发现问题及时采取恢复措施；在设备环境更新时应确认备份电子文档与新设备的兼容性，如不兼容应进行电子文档载体转换工作，并定期转存，以确保备份数据安全。 　　（4）、是为电子文档数据备份创造必要条件。进行电子文档数据备份，必须借助必要技术装备，拥有先进的技术手段和操作能力。在我国，尽管电子信息技术发展很快，然而，许多经济欠发达的地方，特别是档案部门，经费严重不足，缺乏必要的电子技术设备，无法开展电子数据备份工作；还有相当地方的档案部门工作人员长期不流动，呈现出年龄偏大、知识结构老化等现象，档案信息化知识非常匮乏，不能胜任电子文档管理及数据备份工作。这些地方，尤其是档案部门的领导，必须从对历史和人民负责的事业发展高度出发，通过主动汇报上级领导、以优秀服务寻求社会支持、积极开源节流等措施，多方筹集资金，增添必要的现代化技术装备，为开展电子文档管理及数据备份工作提供物质保障。同时，通过加强与组织人事部门的沟通，积极引进专业技术人才，充实档案人员队伍；对于现有人员，通过组织业务学习与技术培训，制定激励措施等，让档案管理人员尽快掌握档案信息化