浅议文书处理对档案质量的影响.pdfVIP

业 务 专 列 文书处理对档案质量的影响 口 吴连书 辛 颖 进人21 世纪后 的文书处理和档 实不然 ，因为到 目前为止 ，我们 尚 案 。不仅仅只为当前工作服务 ，更 案工作 ，由于办公 自动化 的推进和 没有很好 的解决 电子文本与纸质文 要站在对历史负责的高度 ，考虑档 国家对其规范性要求越来越高 ，在 本之间的一些技术问题 ，文件归档 案需要 ，规范办理每份公文 ，确保 公文 的书写材料 、制发程序 、文书 在有条件 的情况下是要求 电子文本 公文 的严肃性 、美观性和档案 的完 立卷等方面均发生 了一些新的变化 ， 与纸质文本同时归，且重在纸质文 整性 。同时 ，作为文书立卷人员和 因此 ，有必要重新审视文书处理与 本 ，所 以，规范的书写材料仍然是 档案管理人员应认真细致 ，对每一 档案工作二者间的关系。众所周知， 关系归档质量 的重要方面 。公文书 件立卷的公文要仔细检查 ，把好公 文书处理与档案工作 的衔接 主体是 写材料是指纸张 、墨水 、印油等 。 文归档的进 口关 ，对不符合要求的 公文 。公文 即公务文书，是 国家机 根据 国务 院2 以X) 年8 月42 日发 布 的 应及时退 回，待改正后 ，符合立卷 关及其他社会组织在行使职权和实 《国家行政机关公文处理办法》 ( 国 归档要求再予以接收。 施管理 的过程 中形成 的具有质量效 发 2〔0( 刃) 23号) 和经国务院办公 二、严谨的公文制发是提高档 力与规范体式的文书 ，是进行业务 厅批准 ，由国家质量技术监督局于 案质，的关键 活动 的重要工具 。办公室工作 中的 199 9年发布 的 《国家行政机关公文 要 明确这样 的概念 ，即公文是 文书处理和档案管理是一个整体 的 格式》 ( GBZI习740 一1999) 规定 ， 文书部 门与档案部 门相互衔接 的载 两个方面，离开撰制有序 、齐全完 公文用纸一般使用定量为06 酬一 体 ，公文制发则是公文形成的关键 整 的公文 ，档案就成为无源之水 、 80岁的胶版纸或复印纸 ，型号为国 环节 ，其质量高低直接影响着档案 无本之木 ，离开科学严谨 的档案整 际通用A4 纸 。装订要求左侧订 、不 管理工作 的标准 、规范程度 。在 日 理工作 ，公文的凭证性 、依据性 、 漏页 、无坏钉 ，不脱落 、不散页 ， 常工作 中，由于各部 门拟稿人写作 历史 的见证性也就无从体现 ，两者 后背平整 。这些规定进一步完善 了 的水平 、能力参差不齐 ，公文不规 紧密相连 。既然档案主要来源于公 国家各级行政机关公文处理工作 的 范现象多种多样 ，其主要表现在 : 文 ，那么文书处理工作就不仅直接 规范化 、制度化 、科学化 ，公文处 一是文种使用不 当。国务 院颁布 的 影响公文作用的发挥 ，而且直接影 理水平大大提高，但 由于历史的原 《国家行政机关公文处理办法》明确 响着档案 的质量 。没有高质量 的公 因和一些 同志忽视公文处理细节 的 规定公文种类有31 种 ，各个文种有 文就不会有高质量 的档案 。只有把 缘故 ，对公文用纸很少注意克度要 各 自的功能和用途 ，但在实 际使用 住文书处理工作规范化 、标准化 的 求 ，常因纸张质量差和耐折度低 ， 中，一些 同志出于人为的理解和拟 人 口关 ，才能实现档案管理工作 的 以至于保存 时间不长便开始发黄 。 文的随意性 ，往往 出现 “决定”和 规范化 、标准化。对此 ，笔者在多 还有一些同志为了一时方便 ，随便 “意见”