科研档案统计之强化需求与方法.docVIP

科研档案统计之强化需求与方法科研档案统计不仅要真实地反映科研档案工作情况，而且要为科研档案工作评估提供全面、精的统计数据，而科研档案统计数据只有真正揭示科研档案及其管理工作的内在矛盾和变化发展规律并形成相关决策时，科研档案工作管理水平才能进一步提高。因此，科研档案统计在科研档案工作中具有非常重要的位置。目前，科研档案统计一般是在国家档案统计工作框架下实行年统计制度，从国家层面上来看，科研档案统计按国家有关规定执行，在一些行业规范中，也是“按规定进行档案统计”、“按要求完成上级下达的统计任务”，目各立档单位及其上级管理部门要求执行的基本上是《全国档案事业统计年报制度》。总体上来说，现有科研档案统计工作缺少主动性，在此基础上形成的统计数据已不能完全反映科研档案工作实际，更不能为科研档案工作规划提供直接有效的决策依据。笔者在参加海洋行业档案业务规范修订过程中，对科研档案统计工作进行了一些思考和研究，认为应该通过内部统计的方法来加强科研档案统计工作，以弥补现有国家档案统计工作中的不全面性。 现有全国统计年报制度的不全面性 科研档案具有较为明显的专业性、科学性及其形成的阶段性和成套性等特点，这一特点使现有全国档案统计年报的数据不能全面反映科研档案工作的真实情况，主要表现在以下几个方面： 第一，档案数量统计不能真实反映科研单位文件材料归档情况。文件材料归档的齐全性、完整性和系统性是衡量一个单位档案工作的重要指标。但科研文件材料的归档情况，并非简单地用归档的案卷数量、文件数量或者其他档案载体数量就可以衡量。每一个单位承担的科研任务不一样，产生的档案数量自然存在区别，其核心问题是该单位应归档多少个科研项目档案，而实际归档了多少个，每一个科研项目应归档多少份文件材料，而实际归档了多少，其中要着重考虑重要或重大科研项目档案的归档情况。也就是说，科研档案工作的质量应从科研文件材料归档情况来体现，具体地说，是一个相对值或比率 第二，档案利用人次和调阅档案数量是科研档案利用效果统计的一个表面现象。科研档案利用情况是反映科研档案工作的另一个重要因素，科研档案利用应从科研成果的应用效果以及科研档案为科研工作服务效果进行统计。也就是说，评估科研档案利用效果，应建立在科研档案直接或间接产生的经济效益、社会效益和生态效益基础上。以海洋科研档案为例，几个海洋调查数据也许会影响一个海洋工程建设上百万区别的投入，但在档案利用时调阅的可能只是几个案卷，利用人次也可能只是几个人次。同时，要了解和掌握科研档案的利用情况，笔者认为还必须掌握科研档案应用体领域以及各全宗档案的应用情况：如哪些科研档案利用率高、产生的效益大，应用在哪些领域。科研档案工作者只有掌握这些信息，才能开展科研档案的主动服务和跟踪服务，同时为档案鉴定提供依据 第三，科研工作信息化快速发展使科研档案统计工作面临对信息化需求的挑战。科研工作信息化发展远超于档案工作信息化发展。以海洋科研工作为例，早在XX年代，海洋信息工作者就完成了海洋调查数据从纸介质报表、计算机穿孔纸带到磁介质的转换，实现计算机文档化管理。现今，很多海洋调查数据档案从形成起就脱离了纸介质载体，直接形成电子文件，如海流测量、水深测量、气象自动观测、卫星遥感、航空遥感等，且数据量之大，数据表达方式专业性之强，无法用纸介质实现双轨制归档，而且这些科学数据统计方法因调查内容和调查手段不同，存在很大的差异。同时，随着科研工作信息化程度的深入，科研工作成果载体也为电子文件，如开发的应用软件、生产的电子图集、建成的标准数据集和数据库等。从现有国家档案统计年报中可以看到，电子档案统计是对载体数量的统计。事实上，载体数量不能完全反映科研档案数量的实质，它与传统纸质档案案卷一样，实际有效数据是一个载体(案卷)存放了多少数据(文件)。因此，电子数据实际存储大小、电子文件的个数、软件个数、数据库实体个数、数据库记录数等应纳入电子档案统计的基本内容 加强科研档案统计工作的方法和内容 加强科研档案统计工作的主要方法是在进一步完善国家档案统计年报制度基础上，有针对性地建立本单位或本系统内部的科研档案统计工作制度，也就是科研单位或科研系统结合研究工作特点，自行规定和设计适用于本单位或本系统科研档案工作的一种统计形式。相对于上级档案管理部门下达的档案统计工作或相关机构组织开展的档案统计工作，可将其理解为“内部统计”。通过内部统计来加强科研档案统计工作，其主要内容包括以下几个方面： 1　建立内部统计报表制度。建立内部统计报表制度主要包括统计报表设计、明统计相关人员角色、定报表制作周期和上报程序等。其中设计满足本单位或本系统科研档案工作需求的统计表格是内部统计报表制度建设的核心内容，其任务是对科研档案统计指标进行规范化、标准化和具体化