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浅谈出版业务ERP系统实施过程中的数据准备 山东出版集团林华 随着数字出版技术的发展和复合出版形式的 在出版社前期经营当中，如果各个部门都分 出现，国内出版人也开始了与时俱进，诸多出版集 别使用了局部信息化管理系统，则基础数据和运 团、出版社开始舍弃局部化信息系统，着手引进全 行数据就会是每个部门、每个系统都有积累，而且 套出版业务ERP系统。山东出版集团目前已经 是相互孤立的，这也就是我们常说的“信息孤岛” 初步完成了基于WEB出版综合业务平台一期问题。所以。在出版单位实施上线完整ERP系统 和二期建设，在成功部署平章出版ERP综合管的数据准备阶段，就需要分析清楚基础数据以哪 理系统4．0之余，深感数据准备和数据迁移的重 个部门、哪个系统的为准。在出版社。发行部门是 要性，特撰文加以总结，希望对同行业单位实施出 业务量最大、数据积累最多的部门。因此一般会确 版ERP系统有所帮助。 定以原用发行系统的基础数据为新ERP系统的 基础数据；但因ERP系统对基础数据的完整性要 一、数据准备的重要性 求比局部信息系统要高，因此数据准备阶段需要 有成功实施ERP经验的入都知道“三分技 安排专人对原有数据进行字段充实和核实。 术、七分实施、十二分数据”这句话。可见数据在 局部信息化系统最大的弊端就是数据存储不 ERP项目实施中的重要性，而这里所说的数据主 唯一、数据孤立现象严重，而完整的ERP系统，则 要指数据准备。一般来说，作为管理改造工程的 要求编务、生产、发行、仓储、财务各部门的基础数 ERP项目。花在系统实现和技术准备上的时间并 据必须统一，从根本上消除数据孤立和未来应用 不多．60％以上的时间是花在了贯穿全程的三大 中的重复劳动现象，所以在完成基础数据充实和 任务上，即全程的宣传培训、全程的数据准备和全 核实后，在转移财务运行数据之前。还需要消除数 程的管理变革。这三个过程缺一不可，其中尤以 据割裂。完成发行与财务基础数据的匹配。这一 数据准备工作量最大。 步非常关键，也非常烦琐，如能像中华出版人系 统一样设有数据匹配模块，不仅能大量减少工作 二、如何进行上线前的数据准备 量，而且还可提高数据匹配的准确性。 首先。要搞清楚出版单位都积累有哪些数据。 其次，要切实重视历史旧数据迁移前的加工 哪些数据要准备。对于出版ERP实施所要准备 质量和正确认识ERP系统的集成性。 的数据一般可分为两大类：即静态数据和动态数 很多ERP项目在完成前期调研和系统配置、 据，也可称为基础数据和运行数据。 测试时都比较顺利，但在“渡河搬家”时却被淹个 基础数据是指开展业务活动所需要的基础数 半死。究其原因，一是旧系统的数据一般质量较 据。如图书基本信息、部门信息、员工信息、客户信 低，也较分散(这是可以肯定的，否则也不会有引 息、供应商信息等。其特点是它在整个数据的生 进上线ERP的需求)。这样，局部信息系统在向 命周期中基本保持不变。因此。其作用也是显而 ERP系统切换时需要的基础数据和运行数据，相 易见的：它是运行数据的基础，社内所有业务人员 当大的部分需要通过加工整理旧系统获得。而加 通过调用基础数据来保持同一数据在整个系统中 工的质量如何，直接关系到ERP切换上线的成败 的唯一性。 和上线后的运行质量。从笔者所在的山东出版