论如何做好新时期档案管理创新服务工作.docVIP

论如何做好新时期档案管理创新服务工作[摘要]档案管理者要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上新时期的发展，发挥其应有的作用。 [关键词]档案管理；创新；服务 创新是时代的必然要求。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显。从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求已形成较高的呼声，时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。因此，档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机智和管理的创新。 1、创新服务手段 1.1建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。 目前，国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化；如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺(室)与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。 1.2建立“电子文件(档案)数据管理中心”档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室)，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。 1.3电子文件的自动上传收集 目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆(室)的服务器上归档。 例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆(室)，也不必交任何光盘或软盘。 1.4开展在线服务 传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。 档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。 1.5开展现行文件阅览服务 随着改革开放的不断深入，到档案馆 (室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，全省各级综合档案馆(室)全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆(室)送交现行文件资料，并要求各级档案馆(室)做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。 2、拓展服务领域 2.1信息服务的社会化、多主体 由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 2.2兴办服务实体，发展档案产业 处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的