XZ-04印章管理制度.docVIP

深圳市创新智慧港有限公司 编 号：XZ-04 版 本：1.0 生效日期：2016-09-01 管理体系文件 印章管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 目 的 规范公司印章的管理，明确印章使用权限，控制印章使用风险，维护公司利益。 适用范围 适用于创新智慧港有限公司，其他全资和控股项目公司参照本制度执行。 职 责 公司行政人事部 负责项目公司印章的统一制发、备案、挂失、回收与销毁工作； 负责公司行政公章、合同专用章等的保管与使用管理。 各部门 负责部门印章及所属部门业务章（如财务专用章）的保管与使用管理。 管理规定 印章种类与使用范围 印章主要种类包括：公司行政公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章、公司领导职章、各部门印章及其它因工作需要刻制的印章。 印章使用范围 公司行政公章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函、报表，以及用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同； 合同专用章主要用于签订经营类协议和合同； 法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书； 财务专用章及公司领导职章，主要用于各类财务票据、凭证和报表； 部门印章主要用于以部门名义签发的各类文书； 印章的制作 公司印章由行政人事部统一制作。由申报部门填写《印章刻制申请表》报行政人事部经理审核、总经理审批。公司行政公章、合同专用章、领导职章、法人代表印章由行政人事部负责申报，财务专用章由财务管理部负责申报，各部门印章由各部门负责申报。 印章的启用 公司印章启用由行政人事部发布印章启用公文，公文中应明确印章名称、使用范围、启用日期、保管部门等。启用印章公文应立卷归档，永久保存。 所有印章都必须由行政人事部在《印章备案登记表》上逐一登记，并留存印模；各部门领用属于本部门保管的印章时，应在《印章备案登记表》上签领，并明确印章责任人。 印章保管 公司所有印章管理须明确责任人并报行政人事部备案登记。 项目公司行政公章、合同专用章由行政人事部保管，财务专用章、发票专用章由财务管理部保管，各部门章由各部门保管。 法定代表人印章及公司领导职章，由本人或本人委派的专人保管。 公司印章保管须安全、妥善保管，做到“人离章收”。印章不用时应加锁保存。财务专用章、法人代表章与空白支票应分开放置。 公司行政公章原则上不允许携带外出使用，如确因工作需要须携带外出使用的，必须填写用章申请表并报公司总经理批准。外带期间，必须由专人保管，实行双人押印；用毕，须及时归还。 印章的使用 公司行政公章、法人章、合同专用章在以下情况，可直接用印： 公司领导已在相关文件材料上签字同意且符合权限规定的，可直接用印； 公司领导名章用印后，如需再加盖公章的，可直接用印； 公司行政公章、法人章、合同专用章除上述范围的直接用印外，申请部门须填写《用印申请表》按以下程序报批后方可用印： 一般性用印事项：如外出办公使用的一般行政介绍信，出具一般性证明信等，经行政人事部经理审批后可用印。 涉及经济利益和法律风险的用印事项：如各种经济合同、出具的担保函、各项委托函、资金证明、审计处罚决定以及各种承担经济责任、具有法律效力的文本；计划表、财务指标表、决算表、业务报表等报表类文书；以公司名义制定的制度、规定、通知、通报、函件等文件，经行政人事部经理审核、公司总经理审批后可用印。 财务专用章用印：除正常的财务事项业务外，由财务管理部负责人同意后可用印。 部门印章用印：由部门负责人同意后可用印。 印章使用注意事项 印章管理人员应遵守纪律，注意保密，严格履行盖印审核把关职责，对未经审批或审批结果不明、事项不符以及违反用印规定的，不予盖印。 严禁开空白介绍信，不得在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸等上加盖印章。 每次用印，应在《印章使用登记表》上登记备查。 印章挂失、回收与销毁 印章出现遗失、被盗的，印章保管人须立即向行政人事部汇报，行政人事部应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。 因机构撤并、更名、业务变动、磨损等原因，印章不能继续使用的，使用单位必须及时将印章缴回行政人事部封存，缴回时应在《印章备案登记表》中登记。 旧印章应封存保管三年以上方可销毁。销毁旧印章，须报总经理批准。由行政人事部将印章逐一登记，并由二人监销，留存印模作永久保存。 相关记录 印章刻制申请表 印章备案登记表 用印申请表 印章使用登记表