ZHG-IT-CX-002-2013主数据管理程序.docxVIP

中国中化股份有限公司质量管理体系文件文件编号ZHG-IT-CX-002-2013《主数据管理程序》发布日期2013年3月15日文件类型操作规范主数据管理程序一、目的（一）规范申请开通主数据管理的流程，做好权限分配、接口开通的管理。（二）提升主数据申请管理的工作质量，提高数据质量与使用效率。二、适用范围本程序适用于中国中化股份有限公司（以下简称中化股份或公司）总部各职能部室以及下属各企业（以下简称各单位）。三、关联部门及主要职责（一）战略规划部：对物料主数据申请进行审批，并统一物料编码。（二）会计管理部：对会计科目主数据申请的审核及编码分配，导入相关ERP系统或分发至相关运维人员，分配管理申请人、分公司审批人员的权限。（三）资金管理部：对银行账号主数据申请的审核、编码分配，分配管理申请人、分公司审批人员的权限管理。（四）风险管理部：对客户、供应商主数据申请的审核、编码分配，分配管理申请人、分公司审批人员的权限管理。（五）信息技术部：提供主数据信息系统的技术运维与技术支持，手工创建不能成功导入的主数据。（六）下属企业审批部门：对各级企业上报的主数据申请单进行初审，对扩展的主数据进行导入ERP操作。（七）各级企业：申请开通主数据管理，通过系统申请创建主数据。四、流程图及流程说明（一）开通主数据管理申请流程流程步骤工作任务简述工作标准责任部门工作记录1.发送开通申请邮件各级企业的申请人或上级主管部门的主数据管理人按照开通申请模板填写相应信息，通过邮件发送给股份公司相关管理人员申请开通处理申请信息包括开通原因、四位机构代码、ERP系统、申请审批人信息等，邮件发送给中化股份相关管理人员。各级企业开通申请文件（邮件）2.审核开通该内容责任部门审批申请单中所申请事项符合实际管理需要，所填信息是否属实信息是否完整会计部、风险部、资金部、信息技术部3.各部门配置开通权限责任部门在主数据系统中配置相关权限会计部配置会计科目权限、银行账号权限，风险部配置客户供应商审批权限，信息技术部配置单位，会计部、风险部、资金部、信息技术部4.结束完成开通工作，邮件回复申请人配置权限完成后回复原申请邮件通知申请人会计部、风险部（二）会计科目主数据申请流程流程步骤工作任务简述工作标准责任部门工作记录1.申请人填写申请单申请人登录主数据系统填写相应的申请单，完成填写后进行提交申请单位财务人员通过主数据系统填写科目申请单，其中标*号的字段均为必填项各级企业申请单（主数据管理系统，会计科目模块）2.二级单位初审收到邮件待办提醒后，登录主数据系统进行初审二级单位财务经理审批申请的新增科目各级企业3.集团会计部审批申请单收到邮件待办提醒后，登录主数据系统进行审批维护人员审批新增科目申请会计部4.主数据维护人员填写科目信息审批同意并填写相应创建科目信息会计部5.判断申请使用的系统类型根据申请单描述的单位ERP系统类型进行区分区分SAP、天越、其他系统会计部6.申请人收到回执并通知本单位系统管理员按照审批结果添加科目申请单位自行按照审批的科目进行使用各级企业7.执行导入如果是SAP系统（旧科目），操作系统导入功能完成会计科目在SAP端的创建点击系统上“导入”按钮会计部8.是否成功导入根据SAP返回信息判断是否成功，如果成功则提交完成会计部9.协助查找原因并完成导入信息技术部协助查找问题原因，并完成导入查找原因完成导入信息技术部10.信息技术部运维人员手工导入如果是天越、SAP（新科目、财务公司）系统，会计部通过邮件或热线将审批信息通知信息技术部运维人员完成手工导入按照审批单分配代码等信息添加信息技术部IT服务热线（或邮件）（三）客户供应商主数据申请流程流程步骤工作任务简述工作标准责任部门工作记录1.申请人查询申请的主数据在申请之前查询该客户供应商是否已经在集团统一编号管理，以确定后续流程操作申请人事先登录主数据系统按照全称或者关键字加百分符号模糊查询，以便确定是否继续申请以及后续流程的方向各级企业2.判断申请的主数据是否存在判断是否已经存在各级企业3.填写申请单，选择扩展查询结果已存在，需要扩展当已存在时，可以扩展到本单位下或者本部门下。标识星号项的必填，证明资料可以为下列材料中任意一项：营业执照、税务登记证、印有客户名称的信封、信纸抬头、经营资格证、信用证、公章、发票、有效合同。各级企业申请单（主数据管理系统，客户供应商模块）4.二级公司审批审核事项的合理性，审核申请人的操作是否正确，通过证明材料审核数据的正确性二级公司审批经理在系统中查询该客户供应商是否已存在，并根据证明材料与事项进行审核各级企业5.导入SAP系统根据申请单描述的单位ERP系统类型进行区分对于扩展的申请单，可以直接点击导入，完成创建后点击提交各级企业6.是否导入成功点击导入按钮后查看SAP系统返回的信息已确定