白云纸厂档案管理制度.doc

目 录 第一章 档案管理办法 1 附件1：文件材料的归档和不归档的范围 7 附件2：档案分类大纲及编号方案 11 附件3：档案管理机制 18 附件4：三级档案管理网络示意图 19 附件5：专、兼职档案管理员职责 20 第二章 保密制度 21 第三章 档案保管制度 21 第四章 档案归档制度 22 第五章 档案借阅制度 22 第一章 档案管理办法 一、总则 1、为了加强和规范公司档案管理工作有效地保护和利用好档案，更好地服务于公司各项管理工作，根据国家档案局《企业档案工作目标管理办法》及河南省《企业档案管理暂行规定》的规定。结合公司实际，特制定本办法。 2、公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科技档案为主体，包括计划统计，生产技术、经营销售、物资供应、财务管理、劳动人事、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。 3、公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益，合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，做好档案工作是档案人员和全公司干部职工的共同义务。 4、任何部门和个人都有维护档案完整和安全的义务，有权抵制和检举违反档案法律、法规等的行为。 5、公司的档案管理工作实行集中统一的管理原则。 二、管理体制及人员配备 1、公司成立档案工作领导小组，有主要领导任组长，行政部具体负责，负责协调解决档案工作中存在的具体问题，组织档案升级达标，自查考评等工作。 2、成立综合档案室，实行三级管理网络，配备专职档案员，各部门设一名兼职档案员。 3、公司档案工作由主要领导直接负责并纳入企业目标管理和领导议事日程。 三、综合档案室的职权和职责 （一）职权： 1、档案室对各部门贯彻执行档案法规和方针政策的情况进行监督、检查、落实对违犯档案法规的行为有权提出处理意见。 2、档案人员必须参加本公司新购进设备、仪器的开箱验收，并填写验收单，对应该存档的图纸、资料，有权收取归档。 3、档案人员有权参加新设备投产、科研成果鉴定，基建工程竣工验收，并填写相应的验收鉴证单，对文件材料不完整、不系统、不准确、不规范的，有权拒绝鉴定验收。 （二）职责： 1、认真贯彻执行《档案法》和省、市有关档案工作的方针政策、规章制度。抓好公司的档案管理工作，为生产经营服务。 2、负责本公司档案资料的收集、分类、编号、整理、装订、保管工作。负责制订、修改补充档案管理制度的办法。 3、严格执行档案安全检查保密制度，确保档案的安全。 4、加强档案的各项基础工作，负责制订本公司档案统筹发展规划和工作的计划安排，不断调整总结经验，改进工作，促进档案达标升级。 5、积极开展编研活动，搞好档案的开发利用。 6、负责指导各部门兼职档案员的工作，正确及时的按规定归档。 7、按照档案保存价值的原则，保管期限的标准及销毁档案的程序和办法定期鉴定，将重要档案移交行政部档案室。 四、公司文件材料的形成与归档 1、文件材料的形成是由公司各项管理和经营工作中形成的，形成的文件材料应由各部门按其业务范围、规律，由兼职档案员负责积累，整理后归档。 2、公司生产制造部、项目发展部形成的有关文件材料，技术资料、图纸等，必须由兼职档案员负责整理后，经本部门负责人审核完整后，及时交行政部档案室存档。 3、各部门凡经行政部盖章生效的文件材料，行政部负责登记并负责留作一份存档，对没有留用存档的，应注明限在办理完毕后，由档案管理员根据已登记的文件材料，向使用人追收入档。 4、为保证公司科技档案的完整性，项目发展部应提前向档案室提供技术资料、图纸的来源情况及时间，以便行政部档案室掌握和做好档案资料的接收归档工作。 5、文件材料归档的基本要求。 （1）归档的文件材料必须完整。 （2）归档的文件材料必须准确的反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 （3）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 6、文件材料的归档范围和不归档范围（见附件1）。 7、归档时间。 （1）基建工程、设备安装、产品试制、课题研究或其它技术项目，在任务完成后或告一段落后，要及时将应归档的文件材料组成保管单位，由兼职档案员负责整理，经部门负责人审定后，向行政部档案室归档。 （2）对在各项管理工作中形成的文件材料，在次年第一季度（2-3月），要将应归档的文件材料组成保管单位，经部门负责人审定后，由兼职档案员负责整理，交行政部档案室归档。 （3）新购进的重要设备仪器和引进的技术项目的文件材料、资料到货时，有关部门应首先会同档案人员参加验收，并做好档案资料的及时归档。 8、公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数，归档时文件材料的原稿、修改稿，签发搞一同向档案室归档。 五、档案管理 1、行政部档案室要建立健全各项管理制度。