中外电子档案管理比较.pdfVIP

中 外 电 子 档 案 管 理 比 较 徐 薇 （佳木斯技师学院 黑龙江 佳木斯 ������） [摘 要] 本文通过对中外电子档案在管理理念、管理模式方面的比较分析，找出我国在 电子档案管理方面的不足，并提 出积极的改进措施，提高我国电子档案管理水平。 [关键词] 电子档案；档案管理；管理理念；管理模式 随着 电子计算机及网络技术的应用，电子档案在提高工作效 断保管期限；纸质档案的鉴定可随时鉴定以便即时归档。 率与工作质量方面起着重要作用。因此，电子档案的管理已成为 1.2 .2 .3 同步整理。把纸质档案和 电子档案采用“合二为一”的 当代档案界关注的重点问题。随着我国电子政务的不断推进和 电 整理方法，二者拥有相同的档号和著录信息，应在整理归档纸质档 子档案管理与国际的接轨，我国应借鉴国外先进经验，提高电子档 案的同时电子档案也可整理完成。 案管理水平。 1.2 .2 .4 同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信 1.中外电子档案管理理念 比较 息检索纸质和 电子两种不同类型的同一档案。提供利用时以电子 1.1 国外电子档案管理理念 档案为主，在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案。 目前，欧美一些信息技术比较发达的国家大多采用前端控制 1.2 .3 相 比之下，我国应借鉴国外先进理念 [1] 和全过程管理的理念指导电子档案的管理 。 我国目前所采用的电子档案管理理念 已不 能适应 日益发展的 1.1.1 电子档案前端控制，即档案管理工作提前介入 电子档案 电子档案管理需求，急需改进。相 比之下，欧美等国的电子档案管 的形成、运行和归档管理，建立起统一标准、互为保证、相对独立的 理理念 比较先进，符合 电子档案发展的客观规律，值得我国学习的 运行模式 ，从而形成 电子档案严密 、完 整、原始性 、真 实性保 障体 几点优势: 系。实施 电子档案前端控制有 以下环节： 1.2 .3 .1 可保障电子档案信息内容真实。实施前端控制和全程 1.1.1.1 提前或实时归档。电子档案一经形成，即刻赋予归档标 管理，就是对 电子档案的管理从文件运转的全过程着眼通盘规划， 记，纳入保存范围和档案部门的监控之中，防止删 除与流失，保证 在文件形成和维护阶段实施监督，在 电子档案的形 成阶段就鉴定 齐全和完整。 其档案价值，根据需要加上归档标识，以防文件被修改或删除。 1.1.1.2 提前鉴定。电子环境下，对档案的鉴定不仅要在文件转 1.2 .3 .2 可保障电子档案信息安全。为了确 保 电子档案信息的 化为档案之前进行，而且还要将鉴定环节大大提前，在文件生成之 安全性，在 电子档案产生之前和设计阶段就应明确其归档范围、保 际乃至生成之前就进行鉴定。 存价值、采集时间和方式等事项。 1.1.1.3 提前著录。将档案著录嵌入文件登记环节，将著录数据 1.2 .3 .3 可保障电子档案利用的安全和便利。为了确保 电子档 一并纳入统一的数据库中，提高著录效率。 案的长期可存取性和可利用性，确保 电子档案在提供利用时的安 1.1.1.4 提前接收。档案工作人员通过网络时刻关注文件生命 全和