机关事业单位电子文本管理及档案信息化建设问题研究.pdfVIP

机 关 事 业 单 位 电 子 文 本 管 理 及 档 案 信 息 化 建 设 问 题 研 究 王志武 （齐市梅里斯达斡尔族区职业教育中心学校 黑龙江 齐齐哈尔 ������） 随着科学技术水平的提高，机关事业单位的文件从手写已转 二、档案信息化建设的必要性和紧迫性 入到电脑打印阶段上来，除了一些需要签字的表册外，大多数都以 一是人们对档案信息的要求更加现实。随着计算机的普及和 电子文本的形式存在，这也就要求我们要迅速转变思路，把档案的 网络的应用，人们希望档 案部门提供更加方便 、优质 的信息服务， 收集、立卷、规档和保存等流程与电子档案相结合 ，在存 储纸质档 但 目前许多档案部门信息化管理跟不上人们的需要，更无从谈起 案的同时，要加强对 电子档案的归档。但 目前由于许多因素的存 共享计算机信息资源。因此各级馆藏纸质档案应 尽早转为信息化 在，致使一些机关事业单位对 电子文件的归档以及档案信息化管 模式，以适应社会更阶层的需求。 理显得极为不重视，从而导致本级地区档案信息化管理水平低下， 二是建设电子政务的需要更加紧迫。网上发布 电子信息，有助 使用人群查阅困难，严重影响了本地区社会经济的发展。 于推动政务公开和提高办事效率。目前虽然各级单位办公 自动化 一、当前存在的问题和困难 水平不断提高，电子 文件 已成为当前档案管理的主流，一个 U 盘， 一是移交主体不明确。许多机关事业单位对本单位的档案一 一个邮箱就能存储上千万条信息，但 由于档案管理部门没有及时 般还 以存储在本单位档案室为主，没有形成向本地区档案管移交 的收集、管理，势必会造成部分信息的丢失。一旦这些电子文件丢 的习惯，使档案馆藏档案奇缺，而档案馆 由于人员编制及工作量的 失，将严重影响了各级政府 电子政务的连续性及关联性。因此，保 问题，对基层移交档案也采取“睁一眼闭一眼”的态度，致使许多有 护、收集、管理电子文件应提上档案部门的重要日程。 价值的档案因管理不善而丢失。 三、加强档案信息化建设的对策建议 二是管理方式还显落后。目前许多单位查阅档案仍然是采取 档案信息化是档案发展的必然趋势。做好档案信息化管理工 传统的人工检索方式。要想从众多的档案里查找出一份档案，只靠 作，更加有利于推动本地区经济社会发展。因此建议： 人工检索往往花费很长时间，而且有的档案因 目录编制的不清晰， 一是应建设区域性的档案数据中心。县市级政府要把档案信 无法确定有无此档案，导致查阅人失去耐心，贻误当事人的需要时 息化建设列入专项整治工作，拿出专项经费，由本地区档案馆安装 机。同时，在大量的查找和多次的翻阅过程中，也会造成使用率较 档案管理软件，同时要配专业服 务器、微机、高速扫描仪、刻录机、 高的档案磨损严重，破损不堪，如不及时采取有效措施，将 会产生 防磁柜等必备设备以及安全防护系统。在各单位 电子文件的收集、 档案灭失的后果。 归档、检索、传递、保护、使用等环节上要有统一的系统数据模式和 三是各单位 电子文件管理混乱。虽然许多单位从新世纪开始 档案管理软件，并能与本地区各单位网络相贯通，做到及时收集需 就使用办公自动化软件，但因没有及时和档案管理部门衔接，使本 要存档的电子文件，使 电子档案相互转化，实现有效对接。 单位的电子文件处于无人管理状态，特别是一些单位人员更换频 二是依法将各单位 电子文档全部存入本地区档案馆。建议县 繁，“前人不管后人事”的混乱现象大量存在，造成大量 电子文件存 市级档案馆依法对本地区各机关事业单位的电子文档进行清理、 在于各个工作人员的电脑里，或是部分丢失。 规范。将清理出来的档案限时移交县市级档案馆进行统一管理。同 三是信息化基础硬件缺乏。目前大部分单位都配备了电脑