高校档案动态化管理的探索研究.pdfVIP

2013年第9期 经验交流 高校档案动态化管理的探索研究 陈苏丽 （阿拉尔市塔里木大学档案馆，新疆 阿拉尔 843300） 摘要：本文通过对高校档案管理方式的分析，对如何将孤立静止的档案通过管理方式的改变和信息技术的应用将这些 档案相互关联，使档案具备动态的可延展性和可追溯性，并对其进行了探索研究。 关键词：高校；档案管理；延伸管理；关联性；动态化管理 中图分类号：G250. 文献标识码：B 信息分析、提取、建立和服务提供等。 文章编号：1003-889(2013)09-0053-03 1.  在档案馆接收档案的时候，对档案只是根据 问题或机构进行分类。至于档案中和其他类别有 随着计算机技术、网络技术和通信技术的发 关联的信息从未进行考虑。这样档案检索除了在 展和普及，人们在信息途径、信息阅读方式等方面 相同类型档案检索时可能会发生关联外，很少会 都发生了很大的变化。对信息的内涵和外延也有了 被跨类检索。这样这个档案就被孤立了，成为一 更高的要求。为了应对这样的变化，各高校近几年 个静态的档案，降低了档案的价值和利用率。 开展了校园信息化的建设工作，高校档案管理如何 1.5 档案信息化作为高校信息化的一部分，就需 适应校园信息化建设的要求，准确定位在信息化中 要从信息的角度去看待档案。信息一个主要特点 的角色，这是档案人需要去思考和探索的。 就是流动性、可交互性。现在的高校档案管理基 1 高校档案管理方式的现状及分析 本上是一个封闭的管理。学校和学校之间、学校 1.1 在现行的档案建立和归档的工作流程中，是 和企业之间等都是相互独立，各成系统。 将档案原件进行登记、分类、保存。没有对档案 1. 高校的档案管理工作缺乏针对性。高校教 内容本身所包含的信息进行分析、提取，建立相 书育人的性质，决定了高校在档案管理方面有其 关信息检索记录。 独特性。比如每年都有大量学生入学和毕业。学 1.2 在目前的档案管理中，对档案的处理大多数 生入学需要建立学生学籍档案，学生毕业需要转 都是“以藏为主，重藏轻用”。大部分档案一经入 移学生档案。对学生档案的管理基本上是入学建 档，几乎都是安静的呆在档案架（柜），实际利用 档，毕业转档。每年学校都有很多科研项目的档 率很低，大大降低了档案本身所具备的价值。 案管理等，这些都需要根据其特点建立相应的管 1.3 对档案信息化建设理解上存在误区。在档案 理办法。 信息化建设的工作中，有观点认为只要将档案通 2 高校档案的动态化管理思路 过扫描、人工录入、电子影像等手段，将档案由 一个企业的生存和发展，人才、产品、信息 传统的纸质存储转换为电子存储和数字化的存储 是必不可少的基本要素。企业中对产品的管理是 方式，就实现了信息化的工作。这个观点是片面 从产品的设想、市场调研、总体设计一直到产品 的、不全面的，档案的电子化、数字化工作只是 退出市场的整个产品生命周期都有完整的产品档 信息化的基础工作，其他工作还应包括对档案的 案。通过这些产品档案可以让后续的产品设计从 收稿日期：2013-08-02 中吸取经验教训，设计出更好的产品来维系企业 作者简介：陈苏丽