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企业财务内控管理系统的研发 厦门船舶重工股份有限公司 刘建铭 摘要 管理是企业永恒的丰题，而对于资金密集型以及只有微薄利润的造船氽业来说，加强锋理显得格外重 要，加强财务上的管理是许多管理工作的重要组成部分。本文拟对厦船重工通过自主开发和实施《合同台 帐与预算管理系统》(财务内控管理系统)，加强了财务内控管理进行一些探讨。厦船重工通过系统实施将 公司所有的经济业务合同用系统管了起来，实现了合同从签订，生效、执行到终止的全生命管理，并能实 时监控各合间的执行情况，实时反映企业的资金状况，为企业进行资金预算和监控管理，加强财务内控， 堵塞漏洞，提高资金审批效率等方面起到了很好的作用。 关键词：财务内控合同预算 I系统开发背景 厦门船舶重工股份有限公司于2003年开始比较规范化、系统性地进行信息化建设。2003 年底经过充分调研后出台了信息化建设总体规划方案，并在该方案框架下制定出每期、每年 的信息化实施项目、时间安排。在项目实施上我们力求准备充分，项目上一个成功一个。建 设初期我们的主体思路是：项同实施不求大而全，我们可以通过实施一些小项目来确实解决 公司管理上的一些不足之外或薄弱环节，通过信息化手段固化管理上的一些流程，减少人为 干扰及提高工作效率，使信息化实施马上能起成效。同时提高公司对信息化建设的重视程度 和增强各部门对信息化实施的信心。使信息化实施步入良性循环的轨道。 《合同台帐与预算管理系统》的开发主要是为了解决公司各类经济业务合同管理上的混 乱局面以及加强对合同执行过程的监控力度，在此基础上形成企业预算管理体系并提高资金 审批效率，从而建立起一套企业确实可行的财务内控管理体系。 2系统实施背景 为保证《合同台帐与预算管理系统》的顺利实施，厦船重工于2004年初出台相关管理 制度，从以下几个方面给予规范：一是合同编号规则制定。许多基本信息都包含在合同编号 中，如部门、年份、船号、债权(债务)、类别等。二是规范合同及预算管理流程，主要有 合同录入、审核、盖章、生效、归档、财务审核、执行情况反馈等。 3系统模块介绍 《合同台帐与预算管理系统》由五个模块组成：合同管理、预算管理、资金管理、查询 统计、系统管理。每个模块之问高度集成。系统以业务合同的全生命周期为管理主线，并以 合同的收付款条件申报每个月的财务预算并进行相关审批，财务部门以最终审批结果进行支 付。财务支付并与银行帐户管理紧密结合形成出纳日记帐和财务资金变动表。系统还提供查 询、统计、数据分析、权限分配等功能。 以下对系统各功能模块进行说明： ’ (1)合同管理 该模块主要提供合同的各项管理工作： 图1合同管理模块 合同录入：合同基本信息录入，主要有合同编号(系统自动根据不同类型编号)、工程 编号、合同类别、公司名称、合同价款、付款条件、违约条款，付款时问预警等。同时系统 还提供合同附件上传功能。合同信息的完整录入实现了合同的规范化管理以及查阅的方便。 合同审批：根据权限不同分别对所录入的合同进行审核、盖章、生效确认、归档、财务 复核。 合同执行：业务部门对合同执行过程中的各项信息进行录入，如：到货情况、货物质量、 工程进展情况、发票开据等信息。 一 其它系统还提供合同修改、转移、失效处理、售后服务、法律诉讼、合同终止等信息的 录入。 (2)预算管理 87 图2预算管理模块 ， 预算管理是在合同管理的基础上，由各部门根据各自业务合同的执行情况统一向公司提 出每个月的收付款要求，．形成这个部门的月度财务预算。公司再根据各部门的预算申报情况 做公司的月度财务预算。预算需逐级审批。主要过程是：业务员申请、部门经理审批、分管 副总审批、财务审核、预算会审批。最终审核结果将作为财务收付款的依据。审批完成后的 每笔待支付资金将形成一张电子请款单。 (3)资金管理 资金管理主要功能是日常资金收付管理及形成出纳日记帐、银行帐户管理、融资管理。