浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性.pdfVIP

科技情报开发与经济 5CI—TECHINI：OtlMATIONDEVELOPMEN1’＆ECONOMY 201J年 第2l卷 第2期 文章编号：1005—6033(20I1)02—0l38—03 收稿 日期：2010一I2一l3 浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性 方 芳，李书锦 ，姚路明 (河北建筑T程学院，河北张家口，075024) 摘 要：目前，传统的档案管理已逐渐被电子档案管理所取代、为了有效地对电子文件 进行归档和管理，探讨了电子档案与传统档案管理的差异和共性 关键词 ：电子档案；传统档案；档案管理 中图分类号：G271 文献标识码 ：A 传统档案主要是指组织及个人直接形成的对同家和社会有 为一种必然的发展趋势。本义主要针对 电子档案与传统档案管 保存价值的各种义字、图表等不同形式的历史记载，以纸质的义 理的差异和共性展开论述 。 件材料为主要的T作对象。电子文件主要指能被计算机系统识 l 电子档案与传统档案管理的差异 别、处理，井按照一定的格式存储存计算机硬盘 、光盘等载体上， 并可以存网络上传递 的文字材料 ，对 电子文件归档后形成的档 (1)电子档案与传统档案的归档时间不同。电子义件档案可 案称之为电子档案。 以存义件办理结案后随时归档 ，或者存某一时问周期内定时进 随着信息技术的不断发展以及各种新技术产品的推广使 行统一归梢，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并通过 州 ，电子文件 已成为档案的主要信息来源．电子梢案的管理也成 电子数码签名封签认证 ，通过档案丁作人员接收登记，按事南原 管理岗位，配备具有计算机处理能力的、能较好完成电子档案管 术存档案管理巾的作川，推进档案管理的现代化、科学化 ；与时 理_T作的专职档案管理员。 俱进地对高校档案管理进行变革，实行科学管理方式，促进高校 (4)通过建立现代梢案管理系统，结合档案价值特 ，推进档 梢案管理存知识经济时代的发展。 案现代化进程 。首先，改变原有档案管理方式，运川计算机技术进 参考文献 行高校档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等T作，并将已有的纸 [J] 哪嘉．高校档案管理存在的闸题与对策分析[J]．兰台世界， 质档案转换为电子义件进行存储。其次，运川计算机和网络建立档 2008(19)：l5一l6． 案信息数据库系统．使计算机管理档案成为高校档案现代化管理 [2] 马萍．略论新形势下高校档案管理人员素质[J]．科技创业月 的重要组成部分。同时，加大对高校档案管理软件的开发，确保梢 刊 ，2009(2)：l29—130． 案管理信息系统的稳定性 、实用性和科学性。最后，大力开发档案 [3] 工银涛，工丽化．浅谈加强档案管理的主要措施 [J]．黑龙汀 信息资源，促进校内和校外档案信息资源的相互利州。只有通过加 交通科技，2008(9)：93—94． (责任编辑 ：王永胜) 强高校档案信息资源的开发利用，才能实现档案的价值和档案丁 作的 目的，推进高校的档案管理下作和学术水平向现代化迈进 第一作者简介：杨 芳 ，女，J980年 5月生，2004年毕业于 为了适应知识经济时代对高校档案管理T作提jlI的新挑 巾原1_学院，助理馆员，巾原下学院经济管理学院，河南省郑州 战．高校档案部门应以提高人员素质为根木，充分发挥计算机技 市巾原 巾路 4】号 】06信箱