加强水运工程项目建设档案管理对策探析.doc

加强水运工程项目建设档案管理对策探析摘 要：本文分析了当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化，并对加强水运工程项目建设档案资料的搜集、管理等方面的对策进行探讨，以供同仁参考。 关键字：水运工程；项目建设；档案管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 一、前言 随着我市交通水运工程建设的迅速发展，水运工程建设档案工作在工程建设中起越来越重要的作用。水运项目档案是水运工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水运工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水运项目档案管理工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。本文分析了当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化，并对加强水运工程项目建设档案资料的搜集、管理等方面的对策进行探讨，以供同仁参考。 二、当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化 （1）水运工程档案数量将成倍增长，质量要求显著提高。随着水运工程项目的增多和高科手段的介入，水运工程建设档案建设任务和要求将更为繁重和严格。 （2）水运工程档案载体形式将得到进一步的拓展。水运工程档案除传统纸张档案仍需加强之外，还有照片档案、口述录音档案、数字化光盘刻录档案等新型载体纳入水运工程档案建设领域。 （3）水运工程档案对水运工程建设的促进作用将更加突出。可以这样说，档案管理工作是整个工程管理重要的基础工作之一，是工程建设的一个缩影，对工程建设的决策、加强工程的监督和管理、保证工程质量、抑制工程领域腐败产生起着重要的作用。 （4）档案工作从被动型向主动型方向转变。档案工作已经从事后立档向与工程建设同步进行的方向转变，这一转变在今后将更为显著。 三、加强水运工程项目建设档案管理的对策探讨 （1）建立水运工程项目档案管理组织架构。项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。 （2）加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导。要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。 （3）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理。项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。 （4）项目档案管理工作与工程项目建设同步。项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把