IT项目管理在政府部门的成功实践1201.docVIP

IT项目管理在政府部门的成功实践 一、项目管理概况 项目管理起源于美国。20世纪80年代以后，随着信息时代的到来，项目管理被广泛地应用于工商、金融、信息等产业以及政府部门等行政管理领域。目前，在全球最发达的政府部门和企业机构中，项目管理已成为其运作的中心模式。 1．项目管理的定义： 一般而言，项目是指“用有限的资源、有限的时间为特定客户完成特定目标的阶段性工作”。在这里，资源指完成项目所需要的人力、财力和物力；时间指项目有明确的开始和结束时间；客户指提供资金、确定需求并拥有项目成果的组织或个人；目标则是满足要求的产品和服务。也就是说，一个项目必须具备以下七个特征，即明确的目标、起始日期、预算、业主/赞助商、明确的交付成果、在规模、复杂程度和持续时间上的灵活性、可作为其它大型项目或规划中的一部分。 项目管理则是指在项目执行过程中指导并调配人力、物力资源，以便在范围、质量、时间、成果和风险五个方面达到预定目标的一种行为。 图1 项目的五要素 2．IT项目管理的特征 IT项目是以无形的智力产品为项目目标，其实质是“知识转移”，因此IT项目管理并不简单地等于IT加项目管理，它还具备如下的特征： （1）独特性： 独特性在IT项目中表现得非常突出，除了要针对具体情况选择软硬件产品之外，更重要是根据其要求提供不同的解决方案。即使有现成的解决方案，也需要根据客户的特殊要求进行一定的客户化工作，因此可以说每个项目都有区别，“没有两个项目是相同的”。 IT项目的独特性首先要求在IT项目管理中要重视签定明确的合同，必须在项目开始前通过合同（或等同文件）明确地描述或定义最终的产品是什么。其次，控制项目的变更也很重要，因为项目的产品或服务事先不可见，在项目前期只能粗略进行项目定义，随着项目的进行才能逐渐完善和精确，这也称为项目的渐进性。在这个逐渐明晰的过程中一定会进行很多修改，产生很多变更。因此，在项目执行过程中要注意对变更的控制，特别是要确保在细化过程中尽量不要改变工作范围。 （2）时效性： 信息技术日新月异的发展决定了时效性将成为IT项目成败的关键因素之一。IT项目的时效性要求导致在管理时要强调时间观念，即在开始一个项目前，就必须明白项目的时间约束；具体到每个人、执行项目中的每一个任务都必须明确时间要求。同时，团队建设意义重大，项目阶段性使得项目团队都是临时的组织，一般在项目开始时组成跨专业项目小组，结束后小组即解散，在项目执行的过程中成员还可能会发生变化。因此如何将成员快速组成一个有效的团队对项目的成败意义重大，特别使一些项目周期较短项目，如果团队成员短期内不能融洽合作，甚至内部分裂，则可能直接造成项目的失败。 （3）不确定性： 不确定性是指IT项目很难完全在规定的时间内、按规定的预算由规定的人员完成。这是由于，首先在IT项目管理中，一方面项目的复杂程度高，另一方面项目实施中不可预见性因素多，很难精确计算工期；因此，IT项目管理更为看重的是工效（工期与效果）指标。其次，传统的项目中，质量一般是可见的、可检验的、可度量的，其建造质量可以与项目运营剥离开来，进行衡量。而IT项目的“质量”则必须与运营结合起来，才能得出有价值的结论。也就是说，IT项目的价值，不能仅仅通过“建设”来体现，而必须通过应用来衡量，这就给IT项目管理增加了很大的难度。 为了尽可能减少这种不确定性带来的损失，在IT项目管理中要注重制定切实的计划，防止“不计划”和“过度计划”这两种错误倾向。同时还要注意具体问题具体分析，尽管有项目计划，执行过程中仍会碰到各种各样意想不到的问题，且往往没有现成的处理方法，必须抓住整体过程和控制要素，在一些基本原则的指导下对问题进行具体分析，根据实际情况灵活应对，不应照搬照套固定流程或模式。 政府部门如何运用IT项目管理方法论 伴随电子政务的实施，政府部门的IT项目正日益增多。电子政务建设作为一个系统的项目工程，首先必须在建设过程中遵循项目管理的思想和方法。然而，电子政务又不仅是一项技术应用——通过信息技术提升办公效率，而且更是一项制度变革，它将传统政务上网引发的制度和流程的变革在项目管理过程中又必须有所创造，这是由电子政务的目的、制度、手段和评价工具等软性化因素所决定的。因此，积极借鉴和引入IT项目管理的理念和做法，研究政府部门IT项目管理方法论，具有非常重要的意义。 1．目前政府部门IT项目管理存在的问题 目前，我国政府部门的IT项目管理存在两种现象，一是许多项目都没有应用正规的项目管理的方法，二是大量IT项目都存在超时超支不能达到预期目标。产生这些现象的原因归纳起来主要有以下几方面： 首先，项目管理缺乏规划和系统性。出现项目进度延迟、资源浪费、质量低下或项目失败等现象，主要原因是项目的规划能力不强，目标不明确，以及下一步发展不清晰，缺乏