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对信息化下文档工作的探讨 深圳市世纪科怡科技发展有限公司 蔡春玫 518000 摘要：随着社会主义市场经济体制的逐步完善，在如今信息快速发展的冲击下,文档工 作有了新的使命和发展要求。本文讲解了在信息环境下文档一体化管理工作一些看法。 关键词：信息化；文档工作；探讨 中图分类号：C931.6 文献标识码：A 一、时代信息化对文档一体化的作用 随着社会信息化程度的提高,人类社会已进入信息技术高速发展的时代。社会信息化是 通过现代信息技术和网络设施把作为社会的最基础资源──信息资源充分应用到社会各个 领域，使全社会过渡到信息化社会。社会信息化是一个渐进的动态过程,其发展的最高阶段 就是社会各个方面、各个领域的全面信息化。受社会信息化的影响，文档一体化也成为文书 与档案工作发展的新课题。 1.社会信息化使信息化理念深入文书与档案领域 在西方发达国家,文档一体化相对而言是一个自然的发展历程,而发展中国家现有的生产 力结构并未给信息化铺平道路，信息化的发展在很大程度上需要个人的推动，尤其是在相对 于社会发展具有滞后性的文书档案领域，信息化理念深入到管理者的头脑中更为重要。而管 理者思想观念的转变主要得益于社会信息化在发展过程中使信息产业逐渐占据了主导地位, 信息对生产力的影响也日益扩大,特别是以开放、共享、交互为特点的互联网的发展,使信息 化已全面渗透到社会各个领域,并使信息化思想深入人心。文书与档案工作者在全球信息化 的浪潮中认识到只有加强利用信息资源和现代信息技术手段，才能使文书与档案科学高效、 与时俱进地发展。目前，传统的实体档案的管理已经开始向信息化管理转变，文档一体化的 发展已经不再是停留在信息技术在文书与档案领域中的简单应用，如早期的计算机辅助管理 软件，它一般只有档案录入、查询检索、统计分析、打印输出、系统维护等功能。目前更深 层次的信息化发展是将专业档案管理系统与行政单位的OA系统实现无缝衔接，使文书与档 案工作适应信息化发展环境，因此文书与档案领域的思想观念的转变是文档一体化能够有效 实施的前提保证。 2.社会信息化使文档一体化成为文书与档案工作发展的客观要求 由于信息技术在文书领域的广泛运用，直接导致文书领域生成了大量的电子文件，电子 文件的数字化信息形态以及其短暂易逝的“生命”性，使文件信息的形成、处理和利用方式 都发生了区别于纸质档案的新变化。这就要求档案管理人员必须进行前端介入，对电子文件 进行形成量、运转量、留存量前端的控制和指导等，以保证电子文件的真实性和原始性，在 电子文件转化为电子档案后，具有档案的原始价值。因而这直接导致了文书与档案的重新进 行融合。同时在社会信息化环境下，档案管理已由传统的实体管理向信息化管理转变，保证 OA系统与专业档案管理系统兼容的新技术也日臻完善，这一切都使文档一体化成为我国文 书档案工作发展的客观要求。 3.社会信息化为文档一体化提供了技术支持和网络环境 社会信息化的特征之一就是科学技术作为一种生产成为社会经济发展的决定因素之一, 其中信息技术已成为核心技术。文档一体化工作，是一项费时费力的浩大工程，如果没有缩 微技术、扫描技术、数字化技术等信息技术的支持，电子文件不会生成，纸质档案无法数字 化，文档一体化管理空怕是纸上谈兵了。目前，文档一体化的内涵已不再是上世纪70年代 开始的办公自动化和信息管理的数字化，而是要实现档案信息资源共享的档案信息化建设， 这是一个十分重要的发展趋势。我国档案信息化建设主要包括档案信息化基础设施建设、档 案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍 建设、档案信息安全保障建设等六个方面，它包容了计算机技术、网络技术和数字技术在档 案领域运用的各个方面，覆盖了档案工作现代化全局。这一切都离不开在社会信息化的发展 进程中日益完善的计算机和网络通信等现代信息技术。另外，文书与档案一体化管理要达到 其预期的成效,离不开一个良好的网络环境。在社会信息化发展的过程中，国家、企事业单 位不断投入大量资金进行信息基础设施的建设，包括国家、省政府网络和企事业单位的OA 系统等，为文档一体化的实现创造了一个良好的外部环境。同时社会信息化的发展使个人、 组织能够方便的上网,无疑为文档一体化提供了一个最基本的外部环境。 二、文档一体化在提高行政效率的过程中至关重要 我国自20世纪90年代以来，明确的指出了国民经济和社会信息化发展的目标。在社会 信息化的发展进程中,政府信息化的地位日