秘书实务第十一讲接待工作.ppt

接待工作 接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。这项工作做得好坏，将直接影响着单位的形象及单位构建的外部环境的优劣，同时还决定着来宾对单位的印象并关系着业务能否顺利进行。因此掌握接待工作是我们秘书工作者必备的技能。 案例 天安公司为了保证明年的生产任务得以有效落实，在年终将至之时，邀请提供配件的协作伙伴参加本公司的迎春座谈会并签订明年配件提供合同。给天安公司主打产品提供主体总成的甲企业王副总经理出席了座谈会。天安公司的陈总经理为了表示友好和重视，亲自出面接待，全程陪同。随同王副总经理一起来天安公司参加座谈会的还有某科研所李副所长，由于他对该主机在装配过程中进行了技术改造，使产品的质量大幅度提高，能源消耗降低了10%，可在他到达天安公司后，秘书小张把他带到宾馆安排入住，此后便无人问津而被冷落了两天。第三天，他又随王副总经理一起到邻省和天安公司生产同类产品的天源公司参加配件订购会。一年后，天安公司一度热销的主打产品因其质量没有改进且能耗高，销售量日渐萎缩，市场份额逐渐被天源公司所挤占，使得天安个耸肩最后几近倒闭。 案例分析：接待工作和接待规格一定要全方位计划并统筹安排。接待规格并不是越高越好，经常用高规格接待，会影响领导的工作。案例中，陈总经理只需出面对所有参加座谈会的各公司代表统一接见或分别接见一次即可，不应该认为是重要的客户就全程陪同而忽视其他客户。在接待上一视同仁，就不会出现上述问题。 第一节 接待的类型与规格 学习目标和要求： 1.正确了解并区分接待的类型、规格及费用标准。 2.掌握接待过程中迎、送、引、领的技能技巧。 一、接待的类型 1 以接待对象为标准划分 ①公务接待。是为完成上下级之间、平行机关之间的公务活动而进行的接待。 ②商务接待。是针对一定的商务目的而进行的接待活动。 ③上访接待。是指政府部门对上访群众的接待。 ④朋友接待。是指朋友之间为增进友谊、加强联系而进行的接待。 2 以接待场所为标准划分 ①室内接待。是指机关团体的工作人员在自己的办公室、接待室对各种来访者的接待。 ②室外接待。是指对来访者到达时的迎接、逗留期间的陪访及送行时的接待。 虽然接待的类型不同 , 但是其讲究的礼仪、遵循的原则应大致相同。 2 以接待场所为标准划分 ①室内接待。是指机关团体的工作人员在自己的办公室、接待室对各种来访者的接待。 ②室外接待。是指对来访者到达时的迎接、逗留期间的陪访及送行时的接待。 虽然接待的类型不同 , 但是其讲究的礼仪、遵循的原则应大致相同。 接待的原则 无论是单位还是个人在接待来访者时 , 都希望客人能乘兴而来 , 满意而归。为达到这一目的 , 在接待过程中一定要遵循平等、热情、礼貌、友善的原则。 二、接待规格 接待规格，指的是接待工作的具体标准。它不仅事关接待工作的档次，而且被视为与的对来宾的重视程度直接相关。 接待规格的基本体现有三点： 一是接待费用支出的多少 ； 二是级别问题。根据接待主要人员身份的确定级别 ； 三是接待规模的大小； 1、接待规格的确定方法 在具体运作上，接待规格的确定有五种方法可循： 第一，可参照国家的明文规定。 第二，可执行常规做法。 第三，可采取目前通行的方式。 第四，对等的常规做法。 第五，可学习他方成功的先例。 无论采用何种接待规格，在操作中要注意确定以下因素： 1) 确定主宾身份（年龄、习俗、宗教、政治倾向等） 2) 确认菜单：最好请客人确定，避免犯忌。在正式宴会时最好置菜单与客人面前。 2、 接待费用。 从总体上讲，接待工作的方方面面均受制于接待费用的多少。在接待工作的具体开销上，务必要勤俭持家，严格遵守上级有关部门的规定。要坚决压缩一切不必要的接待开支，提倡少花钱，多办事。 某些需要接待对象负担费用的接待项目，或需要宾主双方共同负担费用的接待项目，接待方必须先期告知接待对象，或与对方进行协商，切勿单方面作主。 3、接待的规格中的级别问题： 1）对等接待。是指陪同人员与客人的职务、级别等身份大体一致的接待； 2）高规格接待。是指陪客比来客职务高的接待。须有关负责人直接出面。 3）低规格接待。是指陪客比来客职务低的接待在这种接待中要特别注意热情、礼貌，而且要审慎用之。 三、接待的方式 秘书应掌握并熟练运用的接待方式主要有以下几种： 1、迎送式。 2、引见式。 3、完全式。 4 、陪同式。 5、参与式。 中国素有“礼仪之邦”的美称。 “礼仪”一词，很早就作为典章制度和道德教化使用。 礼仪指的是人们在社会交往中受历史传统、风俗习惯、宗教信