南凯Lotus办公自动化系统方案.doc

南凯Lotus办公自动化系统方案 二00六年六月 此为参考文档，按照一般的公司要求完成，本系统完全可以按照的要求量身定做 一 、方案概述 办公自动化介绍 随着全球化市场竞争的日益激烈，我国民族工业将面临着前所未有的机遇和挑战。加强和加快企业的信息化建设，通过深入应用世界领先的信息技术构建高效率、高质量的企业信息基础设施，将为迎接即将来临的全球化激烈竞争做好充分准备。 2001年是我国企业进行信息化建设关键性的一年，入关、企业上网、电子商务等新的名词和概念不断在冲击着企业的决策者们。企业上网并不仅仅意味着简单的信息发布系统，在瞬息万变的市场竞争中如何利用先进的计算机网络化管理系统及时发布企业动态信息，及时接收市场反馈信息，有效管理、处理企业内部各种信息将是任何企业将面临的事情。 企业办公系统是通过先进成熟的计算机技术、网络技术和通信技术建立的一个高质量、高效率、高智能的办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。 和国外企业办公系统的成功运用相比，我国企业办公自动化系统的建设还处于初级阶段，总体的应用水平不是很高，也决定了我国企业办公系统应本着“长期规划、目标明确、分步实施、逐步见效”的方针来规划和建设，尽量采用成熟稳定的技术，避免过分追求先进技术和大而全，因为企业经不起过多的重复投资和失败。 本方案从功能设计、系统选型、实施规划和售后服务等方面出发，提供了一套普适性初步解决方案，为政府机关和企事业单位顺利实施办公管理系统提供参考。 为什么要上办公自动化 随着知识经济的到来，如何加快内部信息的交流，改进业务流程和管理模式，提高运行效率，降低成本，提高竞争力，将是摆在管理者面前的重要课题。而借助办公自动化(OA)软件将有效快捷的帮助机关和企业完成管理水平的大幅提升。办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必然趋势。传统管理方法在不断庞大的人员编制，烦琐的审批手续的下，严重制约了机关企业的管理水平。传统的宗卷、档案管理不仅浪费资源，容易损坏丢失，而且管理不便。传统的办公流程如信息流通、通知、待审批的材料、各种报表等还停留在电话、邮寄等方式，浪费了大量的人力物力，更重要的是时间的浪费，造成领导大量代办 工作积压，有效信息不能及时处理，许多办公事件不能在第一时间内完成等等。因此加强企业内部建设，构筑企业支撑网络，实现办公自动化势在必行。办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。 系统规划建议 结合以往做同行业的经验，本着务实的态度，从功能设计、系统选型、实施规划和售后服务等方面，我们通常建议将办公系统的实施分为三个阶段： 第一阶段：实现公司内部的公文流转、事务流转和个人工作事务、信息园地、日常工作。第一阶段运转起来比较简单，从而培养用户的使用意识、计算机应用水平，以达到应用层次逐步提高，相映的制度和标准逐步完善，系统的实施由局部转向全局。 第二阶段：实现公司内部的信息服务、数据采集和汇总处理。根据我公司多年的实施经验，应重点将那些信息覆盖范围大、过程控制难度大、数据处理工作量大和效益明显的工作实现网络自动化处理。本阶段以信息和数据的处理为主。 第三阶段：实现办公系统和各个数据库应用系统的高度集成，同一平台下实现整个公司内部的信息、数据的高度共享和辅助决策。 目标 公司通过办公系统的实施，应逐步达到如下目标： 及时准确的收集来自上属单位及下属机构的重要公文信息、人事、办公等信息，结合领导的移动办公和家庭办公，集中存储快速处理，为领导及主要部门提供准确可靠的消息。 ●打破时空界限，实现移动办公，随时随地处理业务，如公司领导出差、家庭，开会时随时查看信息； ●系统提供详细的过程日志，便于明确责任。 ●产生明显的直接经济效益，节省办公费用：电话费、邮费、传真消耗、纸张、文印设备，节省人力资源：文字录入、印刷、分送。 ●实现公司内部的电子邮件系统，并和外部邮件相通： ●实现公司内部电子刊物、动态信息、行业信息、外部信息等专业信息的采集 和发布； ●实现Internet上专业信息的自动采集和发布： ●实现公司业务、财务等数据的采集、汇总、查询、统计分析： ●实现公司内部通知、公告、政策法规等公用信息的发布； ●实现公司项目、客户等经营信息的加工、整理和利用； ●建立和完善计算机管理的规章制度，人事系统、网上培训，用户管理体制； ●通过各个层次的人员培训，提高管理水平和工作效率； ●通过统一的标准数据，消除各部门之间信息和数据口径的不一致性，真正做到公司内部信息和数据的高度共享； 办公