船务操作具体流程.ppt

目录 一、船务出货流程及工作职责 二、样机及备损件出货流程 三、“预走货通知书”的标准格式与要求 四、填写“预走货通知书”的注意事项 五、预走货通知书样式填写对照 六、SHIPPING ORDER”备损/样机走货的标准格式与 要求 七、贸易条款 八、货代提单与船东提单的安全性 一、船务出货流程及工作职责 目前我司一般与客户有两种付款方式：1、L/C（信用证）；2、T/T 1、收到市场部发出的”预走货通知书” 及“信用证（L/C）”。 2、做L/C付款：审查L/C的相关内容（最后开船期shipment date、L/C有效期、起运港、目的港、货值金额、数量、及其它文件要求等等）是否与预走货通知书的信息相符，如有不符，将及时反馈销售人员确认。 做T/T付款：按照“预走货通知书”上的信息资料操作。 3、按照“预走货通知书”及信用证（L/C）上的信息填写订舱单(BOOKING FORM)，安排向船代订舱。订舱方式有两种,1)网上订舱,2)发邮件。 4、发邮件及打电话追船代放舱位（S/O），收到S/O后检查船期、柜数、柜型等等是否符合我司要求。然后将船期告知销售人员。 5、发邮件通知海外分厂计划管理部最迟装货时间及确认货好日期（抄送给跟单组及销售人员）。 6、如有备损跟大货走，追计划管理部提供备损清单。（备用：提供给储运部安排出货；报关部商检报关） 7、确认货好日期与收到已签批的“预走货通知书”后，当天下午4:30前（周一至周五4:30截打单）发邮件或传真S/O给运输公司按排去码头打单（换取提柜单），要求按时到达海外分厂储运部装货。 接上页1-船务出货流程及工作职责 8、按照“预走货通知书”及S/O制做“出货通知书”并与备损清单发给相关部门（报关部/储运部/计划管理部/跟单组/销售人员/质量与客户服务部）。 9、跟踪货柜到厂进度、装货进度及处理突发事情。例如： 1）运输公司反馈码头无货柜提，此时需放下手上正在进行的业务，立即联系船代沟通哪有货柜提或 是否需到其它地方才有柜提，再与运输公司及储运部联系相关事宜，需尽快解决此问题。 2）货柜到达工厂门口后，保安不让司机进厂装货或进厂装货后不让出厂门，运输公司反馈需罚款才 可出厂，原因如下：司机穿7分裤、搜到司机车上抽屉里有香烟（蛟香）、司机态度不好、司机货柜未放好等等一些问题，这些问题都要等着船务处理，且这些问题需马上处理，因为都是要赶着回码头还柜尽快报关出口上船。 3）运输公司从码头来往工厂的路上遇到的意外（例如路上塞车）或者货柜到工厂后，还要等待货好才可装货，导致来不及报关出口，此时需马上安排向船代申请延期截关时间，一直与船代保持联系，直到申请到延期，报关通过。 4）异地提柜费，当船公司指定堆场内没有足够的货柜提供时，需到另外一个地方的堆场提柜，将会间生异地提柜费。为了降底成本，我部在早期已通知运输公司如有异地提柜，必先向我司确认是否可以异提，此时收到运输公司的异提信息，马上与船代沟通相关问题，尽量让船代帮我司解决异提问题，我部得到最终消息后再通知运输公司。 接上页2-船务出货流程及工作职责 5）返空柜，由于验货公司一边验货一边监装，有时验货不合格，赶不上原班船，需将货柜返空回码头，此时需马上联系船代安排相关返空手续，及安排付返空费给船公司及码头。尽快于当天完成返回码头，否则待第二天再安排返空还柜，将会产生押车费及更多的额外费用。 10、装柜后第二天，收到储运部提供的装柜清单，核对清单是否与出货通知书一致 11、收到运输公司提供的设备交接单（重柜纸），核对重柜纸是否与出货通知书一致。 12、跟进报关，海关是否放行此批柜，是否可以安排货柜上船。 13、在SAP系统建交货单，待储运部发货过账后，再安排建SAP发票。 14、根据预走货通知书、信用证、装柜清单、制做相关文件（INVOICE、PACKING LIST、SHIPMENT ADVICE、SI（补料，即做B/L的资料）、C/O、SHIPPING CERTIFICATE、BENEFICIARY CERTIFICATE及其它特殊文件）。 15、把客户及L/C要求的文件经相关销售人员发给客户确认是否OK。 接上页3-船务出货流程及工作职责 16、待客户确认文件OK后，把SI（做提单的资料）发给船代制作B/L（提单）。SI所有的内容不可以有误，大部分船代要求一次性补料，只要把SI提供给船代后，再修改一个字，船代将取取改单费RMB200~300。每个国家及航线，都有限制SI（补料）时间，如在未能在截补料时间前及时提供补料给船代，船代将会收取迟补料费约RMB200~300。 17、追船代提供B/L COPY，收到B/L COPY后核对是否与我司提供的资料一致。确认无误后，要求船代出正本提单。