建设工程档案管理细则.doc

第一章 总 则 第一条 为了加强安联集团建设工程项目档案管理，根据《新联合投资控股有限公司档案管理制度》、《安联集团档案管理办法》结合本集团建设工程实际情况，特制定本实施细则。 第二条 档案管理的组织机构 实行建设工程项目档案独立形成单位立卷、分级归档制度。安联集团人力资源及行政部对本集团各中心（部）以及所辖各城市公司的建设工程项目档案统筹管理，并进行指导、监督和检查。各城市公司人力资源及行政部对本公司的各个建设工程项目档案统筹管理，并进行指导、监督和检查（组织机构图） 第三条 档案管理的职责 1、安联集团指定主管副总作为安联集团档案管理的第一责任人，各业务发生部门直接领导（各中心总监、各项目经理）为本中心及部门档案管理的直接责任人，负责对所辖各中心及部门文件材料的管理，并指定固定岗位兼职档案管理员，由档案管理员负责日常的档案收集、归档。安联集团人力资源及行政部负责整个安联集团的建设工程项目档案统筹管理工作。 各城市公司指定主管副总为城市公司的档案管理第一责任人。各城市公司的人力资源及行政部负责整个城市公司的建设工程项目档案统筹管理工作（可安排专职人员负责）。城市公司各中心总监或部门经理为本中心及部门档案管理的直接责任人，负责对所辖各中心及部门文件材料的管理，并指定固定岗位兼职档案管理员，由档案管理档案员负责日常的档案收集、归档。 2、集团人力资源及行政部负责对城市公司建设工程项目档案的检查与整改督导工作。 3、档案管理执行三级检查制度。业务发生部门每周进行档案自检。直接行政部门对本单位业务部门每月进行月检。集团人力资源及行政部及各业务中心对直线业务部门进行不定期检查及抽查。各级检查都要有文字记录备查。 4、各公司建设工程项目档案管理组织体系专、兼职人员情况要向集团进行备案，集团人力资源及行政部、各业务管理部门要定期组织会议、培训、检查、评比等活动。 第四条 建设工程过程中形成的各种有保存价值的文字、图表、声像等不同载体文件材料均属公司建设工程项目档案，都要按照本实施细则的规定，分别立卷归档。 第五条 归档的时间及程序 1、归档的时间按保存期限分为三类 随时归档定义为1类文件-----指永久保存类文件（附表二级类目中01、02中永久保存文件）此类文件取得后2个工作日内由主办部门总监或部门经理将原件交付所属人力资源及行政部。人力资源及行政部留存原件建档，主办部门留存复印件建档履行交接、借阅手续。 定期归档定义为2类文件-----指长期保存类文件（附表二级类目中03、04、05中永久保存文件及所有长期保存类文件 ） 此类文件取得后2个工作日由经办部门经办人交于本部门固定的档案管理员留存原件建档。待项目结束后10日内由本部门档案管理员统一交所属人力资源及行政部归档管理。 阶段归档定义为3类文件-----指其余保存类文件（附表中除1、2类文件以外的文件 ）此类文件取得后2日内由经办部门档案管理员建档，原件可留存于经办人处，待本阶段（阶段划分按附表）工作完成后10日内交于经办部门原件建档。待项目结束后10日内统一交所属人力资源及行政部归档管理。 第六条 文件材料归档范围??? ?归档范围见附表 第七条 归档文件整理规则 1、 建设工程项目档案以项目进行分类。 2、 归档文件的分类细则。 采用“全宗号—项目号—保管期限—分类号—序列号”方法. 安联集团全宗号分配：安联集团04，石家庄公司0401，郑州公司0402，唐山公司0403； 项目号以此项目在所在公司的开工顺序排列，如“安联·蓝水晶”的顺序号为001； 保管期限以《新联合档案馆建设工程项目档案归档范围》的规定为准； 分类号以《新联合档案馆建设工程项目档案归档范围》规定的类目分类，如造价控制类的分类号为JJ0204； 序列号为此类档案中的序列号， 举例： 如石家庄公司“安联·蓝水晶”项目的设计变更记录资料可以归档在 0401—001—永久—JJ0301—01中 第二章 档案保密规定 第八条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及公司《保密制度》，对档案安全负责，严守公司秘密。 第九条 与档案管理无关人员，禁止动用档案库柜，私人笔记本禁止记录有关档案资料和机密事宜。档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失、涂改、伪造或销毁档案，绝密档案要单独保管。 第十条 凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案管理负责人批准，未经批准不得借出、复制或摘抄，不得在报刊、书籍、声像制品和广播、电视、电影中公布秘密档案内容。 第十一条 档案在传递时，机密件要通过机要通信转出，或由档案人员二人以上专呈递送。 第十二条 重份文件或已失去保存价值的档案，应集中妥善保管，按照有关规定，办好销毁手续，销