如何做好电子文件的归档和保管工作.docVIP

精品论文 参考文献 如何做好电子文件的归档和保管工作 马 燕1 张晓红2（1、孙吴县卫生局，黑龙江黑河 164200 2、孙吴县卫生监督所，黑龙江 黑河 164200） 摘 要：电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案由于其种种不同于纸质档案的特性，决定了其在整理、鉴定、保存、维护与提供利用等方面必然有别于纸质档案。 关键词：电子档案；计算机；鉴定；整理；保管 电子文件是指一种能被计算机识别、通过计算机阅读和处理而且符合文件法律定义的，能存储在磁带、磁盘、或光盘等介质上，可以在网络上传输的数字代码序列。电子文件几乎不占据物理空间，它的建立、处理、保存都比纸质文件来得方便，如果备份管理得当，也不会丢失，更不会老化。因此，随着电子计算机及网络应用的普及，越来越多的文件将会以电子文件的形式产生和存储，电子档案的整理与鉴定、管理工作变得越来越重要。 1 电子档案的整理与鉴定 1．1电子档案的整理 电子档案的整理是指在计算机中对文件分门别类、形成一个逻辑系统的过程。从理论上讲，由于计算机的快速查找功能，在大容量存储介质上，可以从不同角度迅速查找到利用者所需要的档案，但是在目前的技术条件下电子档案还是需要整理的。首先，从电子文件在其形成、处理、归档、档案馆（室）接收的全过程综合考虑，进行必要的整理有利于各阶段的利用和管理，对于物理归档（磁盘归档）和逻辑归档（网络归档）方式均有较好的适应性；其次，目前的计算机文件管理系统不能在根目录中容纳无限多的文件，它要求对文件按照一定的结构进行分类管理，必要时在各种计算机文件管理系统中可借助经整理而形成的目录结构对某一部分文件进行加密管理和利用控制。 （1）电子档案的整理原则 根据电子档案的特性及其保管和利用的要求，电子档案的整理原则应是： a.有机联系原则。文件之间的有机联系性不会因文件介质的改变而消失，电子文件在其形成过程中产生的“天然联系”对于它的价值仍然是至关重要的。尽管人们可以标引出文件的种种特征，并借助这些标引项在计算机中实现多??检索，但是无论多么高质量的标引，都不可避免地带有人为成分，都不可能毫无误差地将文件在形成过程中产生的千丝万缕的历史联系反映出来。因此，对于电子档案也需要保留反映其形成过程的原始结构和集合方式，以便使后人从中寻找历史事实的本来面貌。 b.简单性原则。电子档案在整理过程中不需要像纸质档案那样顾及诸如案卷的厚度、排架的难易等因素，它所承担的主要任务就是建立一个分门别类的文件系统。因此，对电子档案的整理应立足于简便易行，一般可按照文件形成部门划分类别，并由各部门对自身形成的档案进行下位分类和文件归类。档案人员没有必要刻意追求逻辑严谨的分类方案而把分类复杂化。 机关电子档案的整理，主要包括文件的分类和文件清单、保管单位清单的编制两方面内容。 （2）机关电子文件的分类 一般来说，机关电子档案的分类可按以下几个步骤进行： a.将机关电子文件按其形成规律和自身特点划分几部分，分别整理通常可分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四部分。一般文件与纸质载体的文书档案的范围大体相同，基本上是文本文件，应分门别类加以管理；科技文件中有图像文件（图样）、也有文本文件（有关说明材料），应根据成套性原则按项目加以整理；数据文件根据其相关性加以整理；命令文件也需要按其成套性加以整理，例如对于一套软件，应将其程序和操作说明作为一个整体，以保证其能够正确运行。 b.各部分文件编制分类方案。科技文件、数据文件、命令文件，可根据文件特点分类，这里主要介绍一般文件的分类方法。 实际上，在各种计算机的操作系统中已经为用户管理文件安排了目录系统，通常采用“树”结构，依目录层次逐级扩展，其中最上位的目录称为“根目录”，以下各级目录均称为“子目录”，每一个目录都有一个“文件夹”，可将相关文件存放其中，这种“树”结构与纸质档案分类的隶属关系是一样的。通常根目录的数量有一定限制，子目录的数量和层次是没有限制的。从便于管理出发，各机关应根据本机关电子文件形成机构的分布情况建立文件分类系统。在机关内各机构使用独立的计算机时，由各机构分别建立自己的目录结构，归档后作为一个类目纳入机关电子档案分类系统。在使用工作站的机关，由工作站分配给每台终端一个目录，对于终端使用者来说称为“主目录”或“基目录”，终端一打开便进入这一主目录中，可根据需要建立子目录，一级类目放在一级子目录下，二级类目放在二级子目录下，依此类推，文件形成者随时可把新形成的文件放进相应的末端子目录的“文件夹”中。计算机目录系统类似于纸质文件的立卷类目