实现档案管理工作现代化的有效措施.docVIP

精品论文 参考文献 实现档案管理工作现代化的有效措施 马天芝（佛山市禅城区引排水泵站管理所，广东 佛山 528000） 摘 要：众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 关键词：档案管理；现代化；要求；措施 随着经济全球化的加快，科学技术日新月异的飞速发展，特别是我国进入全面建设小康社会的新的历史阶段，档案事业面临着一个新的重要发展时期。江泽民同志在党的十六大报告中明确指出：贯彻“三个代表”重要思想必须使全党始终保持与时俱进的精神状态，不断开拓马克思主义理论发展的新境界，并且强调，与时俱进就是党的全部理论和工作要体现时代性，把握规律性，富于创造性。能否始终做到这一点，决定着党和国家的前途命运。档案事业作为全面建设小康社会的重要组成部分，同样面临着如何始终做到与时俱进的关键问题。 二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代，档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此，档案工作者必须认清形势的变化，紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，勇于实践，用档案事业的加快发展，更好地为国家的利益服务，为全社会服务，为大多数人的利益服务，为全面建设小康社会服务。 1 我国档案基础较差的原因分析 目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案，卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 2 档案管理工作现代化的要求 首先，要着眼于我国加入世贸组织的变化，实现档案管理由单纯依靠行政指导向宏观管理转变，使档案更好地为参与经济建设提供保证。大连新船重工有限责任公司重视档案的收集积累工作，在1998年伊朗30万吨超大型油轮招标过程中，档案资料为洽谈工作提供信息资源和技术支持，促使新船重工一举中标，结束了日本、韩国的垄断地位，标志着中国造船业的新篇章，也标志着档案在国际竞争中将日益发挥重要作用。 其次，档案工作者要着眼于信息化的飞速发展，积极采用现代化的信息手段，推进档案信息的数字化，适应时代要求，为群众服务。 我国信息化建设要求的电子政务建设和数字档案馆的兴起以及相继建立，对档案工作者提出了新挑战。 三要着眼于全面建设小康社会为档案事业发展提供的新空间，实现由以前的保管档案为主向积极开发档案信息资源为社会提供研究利用为主的转变，推进档案开发利用的大众化。从档案的形成及其发挥的作用来看，档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性，社会性公益型档案就服务对象和服务范围而言立足于国家政权和全社会之上，在宏观范围内起作用。收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人，在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料，与经济收益有明显联系，是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料，是社会资源。将这两种属性的档案有机地结合起来，采取不同的方式、方法组织管理利用，就能在新经济时代发挥档案工作的优势。 四要着眼于社会主义市场经济体制的全面完善，实现由计划经济管理服务模式向市场化服务模式的转变，大力推进档案中介服务社会化，创新档案的新功能新作用，由单一的服务方式向多种服务方式转变。浙江省档案局自1992年创办了全国第一家档案事务所以来，各地档案中介机构相继建立和不断发展，逐步规范和完善，充分显示了社会价值和服务灵活的功能。 3 加快数据准备推进档案现代化管理进程 在档案