XX体育用品有限公司联络单管理办法和报刊邮件管理办法.docVIP

标准书 核 准 审 核 主 管 复 核 标 准 编 号 制 定 日 期 G C 91006 目的： 为使公司各部门例外作业、必要之内部沟通有所遵循，确保工作品质提升效率特订立。 适用范围： 对公司各项业务、活动均包括之。 产生时机： 3-1．处理及记录例外管理业务行为时产生； 3-2．公司为求确保制品品质符合顾客要求，与公司内各单位达成共识时产生。 管理单位： 全公司各部门设专人管理。 联络单格式及内容： 5-1．联络单格式见附件一 5-2．“主办单位”栏填写主办单位名称； 5-3．“日期”栏填写联络单填写之当天日期； 5-3．“联络事项”栏简要叙述事宜之主旨； 5-4．“说明”栏则须详细说明联络事宜全部内容； 5-5．最后落款为“职：某人姓名”，以说明主办者； 5-6．主办者签名落款须填写在呈核签名人之下，与会办单位签核人姓名平齐的位置上。 管理内容 6-1．联络单流程应为“先会后呈”，即主办者交直接主管审核后，先会签相关联单位，然 后再呈上级领导核准或仲裁。 6-2．联络单须编号管理，各部门派专人负责编列流水号并妥善保存，以利识别与追溯。 6-3．联络单保留期限视业务机能需求而定，到期均由专人销毁。 6-4．以电脑打印制作之联络单亦属本办法管理要求之范围。 附则：本办法经总经理核准后公布实施，修改亦同。 品质记录： 1．联络单 起 稿 者 管 理 单 位 总管理室 修 订 日 期 . . . . . . . . . . GC 91006 (第 1页 共1页) XX体育用品有限公司 标准书 核 准 审 核 主 管 复 核 标 准 编 号 报刊、邮件管理办法 制 定 日 期 GC90210 说明：1、公司为集中、有效使用资源,保证报刊、邮件的及时和安全，特设统一窗口集中收发。 2、管理单位有义务接收并分发公司及员工私人的报刊及邮件。 3、管理单位有义务统一订阅报刊,委托寄送公司邮件，并联络有关部门代收有关私人邮件。 4、代为收发的邮件、报刊应符合政府有关部门的规定。 一.目的:公司为加强报刊及邮件的安全特制订本办法。 二.管理单位: 总务课 三.管理单位职责:及时准确发送报刊、收发邮件并有效降低邮件费用。 四.流程： 1、寄件人至总机服务台，在《分发邮件清单本》或《信件登记本》上登记后，交于总机，待邮局或快递公司来人后在《分发邮件清单本》上签收完毕即将邮件寄出。 2、报刊:邮政局将报刊交于总机后，报纸由总机按各部门的订阅明细分发，如是杂志则在登记本上让接收人签收。 五.管理细则： 5-1、凡属公司业务之邮件（平信、挂号、快件、国际信件），才可交于总机需登记汇总并统一寄出。 5-2、邮件种类 种类 EMS TNT DPE 兴力 全一 申通 时效 日本2个工作日 美国2-3个工作日 1-2个工作日 当天 隔日 隔日 深圳 隔日 限制 国内 国际 台湾 上海 深圳 南京 5-3、如有自行投寄公函之单位，财务一律不予报帐。 5-4、如发现与业务无关之邮件，总机将交与总管理室辨别处理，并对责任人进行处罚。 5-5、私人信件请投入大门口旁的信箱内，总机于每天早上07:20取出，寄件时间为每日早上10:00；下午15:00。 5-6、与邮件相关之附件（邮票、特快详情单、特快信封、快件信封）均由总机统一购买。 5-7、总机每月底将寄件费用依照《特快专递登记表》（见附件）和《信件登记表》（见附件二）分摊至各寄件单位。 六.附则:本办法呈总经理核准后公布实施，修改亦同。 起 稿 者 管 理 单 位 总 务 课 修 订 日 期 GC90210 (第 1页 共1 页) XX体育用品有限公司 联络单管理办法