浅析OA系统下公文处企业培训理应注意的几个问题.doc

浅析OA系统下公文处企业培训理应注意的几个问题 随着社会的发展，科技的进步，办公环境、办公条件也在不改善与提高。目前，办公自动化（OA系统）普遍在企事业单位广泛应用。这一方面，大大提高了办公效率，加速了公文的运转速度；另一方面，节约了大量的人力、物力、财力，降低了办公成本，甚至实现了无纸化办公，家庭办公。在办公自动化（OA系统）环境下，虽然公文处理是根据传统纸质办公条件环境下设定的固定俗成的流程格式，但是又与传统办公条件下处理公文有明显的不同之处。结合我目前的工作实际情况，我总结办公自动化（OA系统）环境下，公文处理有以下几个特点： 　　一是公文处理中的严格单向传递性。每份公文一旦经OA系统处理就严格按流程单向逐级传递。公文处理，每次只要在处理中点击选择处理节点后，计算机就会按预定程序自动发送给下一个节点处理。不管处理过程和发送对象是否存在差错，在公文处理过程中，流程是不可逆转的。 二是公文撰写和修改过程中会有痕迹留下。一旦进入公文（特别是发文）的拟写程序，每修改一个字，那怕是增删一个空格，在系统下都会留下修改的痕迹，后来处理者都能看得清清楚楚的。 三是公文处理的连贯性。 在OA系统下，公文一旦进行程序，从起草公文到公文归档，是一个整体的，中间所有环节不能进行调整。不能增加“人为”的部分，更不能做事后补救。 由于以上原因，在公文处理过程中，我认为需做好以下几个方面的工作。 1.公文撰写过程中的精确性 公文撰写是公文处理的前期事项，在传统公文处理过程中，甚至不会包括在公文处理过程中，但是在办公自动化条件下，目前大部分公文（特别是单位内部流转的基本公文），都是秘书人员在领导的授意下，在计算机上直接拟写。这对秘书人员公文撰写就提出了更高要求。在公文撰写过程中，特别是在公文的修改过程中，与传统纸质相比，更需要注重撰写的精确性。因为公文撰写过程中，每次修改都会留下痕迹，不像传统的撰写，发现有问题，撕掉重写，就像大家脑海中出现的画面：只要是写作的人身边都是一个废纸篓，写作时都是桌上一堆纸团，纸蒌一框废纸。在现代办公手段环境下，特别是计算机普及以来，再也看不到这些画面。但是这并不表示写作者水平提高了，写作都能一气呵成了，只是在计算机办公环境下，是删除再删除，重写再重写，只要鼠标一点，回撤键一按，一切又重来。当然这一切都是自己提前在WORD中写好，当你正式拟写公文时，这一切绝对不能发生，那是会留下你的“作弊”证据的。所以在正式公文的撰写过程中必须确保公文的格式正确，用词恰当，排版标准。 2.公文处理过程中的准确性 公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节应力求当日事当日毕。这是一般公文处理的基本要求。在目前OA系统下，计算机处理公文与传统纸质办公，以纸质作传递媒介不一样，公文流程处理虽然有固定模式，但是，由于机器只会认死理，如果文件一旦在流程过程中出现差错，那就不可能像传统方式下，打个电话，或者跑一趟把文件收回来重新处理，计算机可不吃这套，错了就只有一错再错，特别是在承办、知会等方面，必须严格执行公文程序，三思而行，一旦做出决定，交付电脑，那就没有回旋的余地。一旦粗心大意，发放点击前不仔细核对发送对象，不仔细审阅处理权限的选择，都将造成不可挽回的损失。例如：如果把承办的节点权限误点击成知会，这就会造成下个节点承办人没有办法批注处理意见，结果这个公文就没办法最后落实处理。虽然我们可能改成传统电话再说明，或者把公文另存后用OA协同发送处理，但是在公文流程处理中将体现不出公文最后的处理。这样造成的后果就是一方面丧失了公文的严肃性，红头文件的执行受到影响，另一方面，也耽误工作的顺利开展，浪费了时间，再有就是以后从文件上不能查阅到此文件的承办及相关人员的责权利。这就将造成一次公文处理事故。 3.公文归档前后的连贯性 由于电子文档从一开始的公文交换到最后的归档就一个文号，在中间的流转环节，不能够增加“人为”的因素，这就要求我们文书在公文交换的时候就要编制好公文的编号，一方面是为以后的归档做准备，另一方面也是要考虑到文件的查询使用更方便与快捷。所以在公文处理过程中，必须做到公文的连贯性。如我们单位收到的文件既有行政的收文，也有党委的收文，还有其它职能部分的文件，更有上上级的传阅文件，这些文件的接收就要求文书人员做好前期工作准备以避免后期的混乱。如开始用OA系统的第一年，我分文档就比较简单，只分到“行政”“党委”和“其它”三个文档，结果到年底整理文档时发现文件相当混乱，其它文档中有工会、纪委、办公室、人力资源、生产部门等各个职能部门的文件，要想在单位文档中查询一个“其它”文档中的文件，相当麻烦，也费时费力。如有的部门，发文少，一年也就几个文件，那样也建一个文档，就显得