13、山西警专新校区基建工程档案管理办.docVIP

山西警专新校区基建工程档案管理办法 为使新校区基建档案资料规范归档，方便、快捷地查阅，根据《建设工程文件归档整理规范》和太原市城建档案管理的有关规定，结合我校新校区基建工作实际，特制定本办法。 第一条 基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据，也是教学、科研重要的基础条件。必须真实、有效、全面的收集、整理、归档管理。 第二条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研、行政和基建管理工作服务。 第三条 基建工程档案工作接受学校档案室的业务管理和太原市城建档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由档案资料管理专职人员管理工程档案资料。 第四条 档案资料管理专职人员的职责： （一）统一接受和收集新建工程设计各种资料、招投标过程的文件资料等。 （二）贯彻执行国家档案法规和基建办档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，尽职尽责，认真做好工程档案管理工作。 （三）认真落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5个环节。 （四）完成工程档案的立卷归档工作，按时做好向学院档案室移交工作。 （五）负责新校区建设工程档案和工程资料的保管、安全、保密，为档案的充分利用提供优质的服务。 （六）定期检查档案装具及案卷的保管情况，发现问题及时整改。 （七）统一分发基建工程图纸、资料、设计修改、各类文件、 通知等。 第五条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按国家有关规定，认真收集。工程档案归档材料的收集是指挥部各职能组共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全。 （一）综合办公室、计划部 在工程项目招标过程中应对招标相关资料进行收集、整理、立卷、保管。为了保证工程档案的完整性，施工报建及立项报批手续的资料由综合办公室负责，并及时移交。计划部应在每项工程招投标工作完成后7天内，向档案资料室移交完整的招标文件。如督促无效的情况下，由主管领导认真做好协调。 （二）工程部 收集工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料，承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料；工程项目施工归档材料的收集工作由工程部负责，并及时向档案室移交。 （三）造价组 造价组负责施工图预、结算及工程竣工决算，工程量清单和控价的编制等，相关资料及时向档案室移交清单及控价以备查阅。 （四）材料部 在建筑材料及设备的考察时中所写的请示、报告等之类的文件资料应向档案室移交备案。 （五）办公室 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由档案员负责，在工作完成后应当认真整理、收集归档资料。 第六条??档案资料管理专职员应当及时了解各工程项目的进展情况，督促有关负责收集归档材料的工作人员及时移交归档材料。 第七条? 工程项目的建设是一个长期的过程，因此收到归档材料后必须随时整理、分类，发现问题及时整改。 第八条???已整理好的归档材料应使用专用的装具装好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档材料检索，取放方便。 第九条? 因工作需要借用已收集好的归档材料时，按档案保管利用的规定，办理借用手续，并限定使用时间，用完后及时收回归还。如工作人员查阅或复印工程档案，须经领导批准，认真办理查阅登记手续后，在档案资料室内进行；查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。 （一）?内部单位、个人查阅或复印工程档案，须经单位相关领导批准，同意后履行借阅登记手续。 （二）??外部单位、个人查阅或复印工程档案，应持有单位介绍信、本人工作证或身份证，指挥部领导领导同意批准后方可查阅或复印。 第十条??工程档案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，内部单位、个人要写出书面借条，经过相关领导批准后方可借出；外部单位、个人要写出书面借条，经档案室请示相关领导批准后方可借出。借出时间一般不超过3天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过15天。 第十一条??档案管理专职人员要坚持每月清理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，及时报告领导，协调解决。 第十二条 根据学校档案移交要求，工程项目竣工后需向档案室移交六套竣工图及竣工验收资料。 竣工图：⑴竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。⑵竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责