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生活乱如麻　小秘书来提醒 　　生活节奏越来越快，事情越来越多，记性再好也难免会忘记一些重要事情。把你经常要用的Excel调教成贴心小秘书，她就会随时提醒你，再也不会误事了，办公族不要错过哦。 　　 　　实例一：生活琐事定时提醒 　　 　　每月都有交电费、交房租、还住房贷款等固定事情要做，如果有Excel这位小秘书定时提醒，就不会因为忘记而耽误事了。 　　第一步：运行Excel 2003，新建一个空白工作簿，将Sheet2和Sheet3工作表删除，再将Sheet1工作表命名为“Excel小秘书”，保存到任意位置，文件名为“Excel小秘书.xls”。 　　第二步：重新打开“Excel小秘书.xls”，在A1单元格输入“日期”，从A2单元格开始输入每个月有固定事情要做的那几天，如15、20、24等。 　　第三步：选中B1至E1单元格，右击，选择“合并及居中”按钮，拖动填充柄至B4单元格，在B1单元格内输入“提示”这两个字，最后在B2单元格内输入以下公式： 　　 =IF(DAY(NOW())=A2,Excel小秘书温馨提示：今天交房租, ) 　　第四步：在B2单元格拖动填充柄至B4单元格，将B3至B4单元格公式中倒数第二对引号里边的内容替换为相应的提示信息，如“Excel小秘书温馨提示：今天交电费”、“Excel小秘书温馨提示：今天还住房贷款”等等。 　　 　　这样，Excel版本的小秘书温馨提示工具我们就做好了，将其保存到C:\Documents and Settings\当前用户名\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹下，或者是保存到D:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\XLSTART文件夹下，其中D:\Program Files\Microsoft Office是Microsoft Office的安装位置。以后每次运行Excel，都会自动打开该文件，如果到了相应的日期，就会给出相应的提示。 　　公式说明：NOW()是日期函数，返回的是系统当前的完整日期，如“2007-11-23 21:21”；DAY()函数返回用序列号表示的某日期，用整数1到31表示。 　　=IF(DAY(NOW())=A2,Excel小秘书温馨提示：今天交房租, )的含义是：先判断系统当前日期是否和A2单元格的数值相等，如果相等，B2单元格就会给出提示信息“Excel小秘书温馨提示：今天交房租”；如果不相等，B2单元格就什么也不显示。 　　 　　实例二：生日祝福定时提醒 　　 　　生活中有些事情的日期是没有规律的，比如家人、朋友、同学的生日。有了Excel小秘书的定时提醒，我们就能够将这些日子记清楚了。为了方便查看，可以将生日祝福定时提醒也放到工作簿“Excel小秘书.xls”中。 　　第一步：在F1单元格输入“姓名”，从F2单元格开始输入家人、朋友或者同学的姓名；在G1单元格输入“出生日期”，并从G2单元格开始输入他们的出生日期，需要注意的是要选择日期格式。 　　第二步：选中H1至L1单元格，单击“合并及居中”按钮，这样做可以使H1单元格能够完整地显示生日提示信息，最后拖动填充柄至H4单元格。 　　第三步：在H1单元格输入“生日”，然后在H2单元格输入以下公式： 　　=IF(MONTH(G2)=MONTH(NOW())*AND(DAY(G2)=DAY(NOW())),Excel小秘书温馨提示：今天是张三的生日,) 　　再拖动填充柄至H4单元格，最后将H3、H4单元格公式中的“张三”替换为该行对应的F列中其他人员的名字。 　　第四步：最后将“Excel小秘书.xls”替换实例一所说的文件夹下的同名文件，以后每次运行Excel，都会自动打开该文件，如果到了相应的日期，就会给出相应的提示。 　　 　　公式说明：当出生日期中的月份等于今天的月份并且出生日期中的日子等于今天的日子，就会给出提示信息“Excel小秘书温馨提示：今天是XX的生日”，否则就什么也不显示。 　　 　　小提示 　　Application Data文件夹默认状态下是隐藏的，只有在任一文件夹下单击菜单“工具→文件夹选项”，点击“查看”选项卡，取消“隐藏受保护的操作系统文件”前的对钩，并在“隐藏文件和文件夹”项中选择“显示所有文件和文件夹”，然后点击“确定”，才可以看见该文件夹。 4