电子文件与电子档案知识讲座.ppt

电子文件与电子档案管理知识讲座 湖南省档案信息化工作办公室 湖南省档案局业务指导处 黄 志 康 Huangzhikang@ 序 电子文件管理中存在的问题 第一节电子文件及其特征与种类 电子文件的特性 （十六）信息量集约性 （三）电子文件收集积累 （1）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。收集时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。 （2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 （3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （4）影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。 （5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。 （7）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及支撑软件和应用软件以及软件的版本等。 （8）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 (9)载体类型包括：光盘、磁盘、磁带等介质。 2、电子文件收集积累要求： （1）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。 （2）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非法篡改。同时应及时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 （3）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 （4）对用文字处理工具形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具信息。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 （5）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的静态图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关读图软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 （6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 （7） 对用视频或多媒体设备获得的视频文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 （8） 对用音频设备获得的音频文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 （9） 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 （10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 （11） 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 （12）自主开发的计算机程序必须同时收集软件的源程序及其开发、编译工具 （13）归档的电子文件如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应转换成规范格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 （14）用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单（更改日期、更改者、更改编号、更改文件名），按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。 （15）电子文件的收集积累应由形成部门集中管理，不得由个人分散保管。要及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。 （16）各单位要依据本规定，结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。 （四）电子文件整理 . ? ? 与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。 电子文件的整理，是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。 其内容包括两个层面：一是对电子文件进行分类、排序和组合（盘）；二是建立数据库。 电子文件的分类、排序和组合（盘）就是将存储介质上的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。 各立档单位都应结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号