记录控制程序5-16.doc

过 程 图 过程部门 输入/输出 过 程 绩 效 过 程 说 明 各部门、分厂 各种表单 清晰完整 根据质量管理、控制要求编制，符合技术、规范记录要求 　 　 　 　 　 　 部门主管 各种记录 准确真实 确保符合使用要求 　 　 各部门、分厂 各种记录 5分钟内找到 记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰、易读，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。 　 各部门、分厂 各种记录 　 　 各部门、分厂 各种记录 记录不丢失 质量记录应及时按代号类别及流水号顺序分类归集在文件夹内,必要时, 为文件夹内质量记录建立目录或一览表,其格式不作限制。各部门主管必须分类标识、存放在干燥通风，安全的地方。防止其因受潮、虫蛀等而损坏、变质和遗失。按“质量记录一览表”之要求期限予以保存,未列的质量记录保存期限最少为1年。法规或顾客有要求时,应按法规或顾客要求方式、期限保存。 　 　 　 各部门、分厂 质量记录销毁记录表 　 销毁的质量记录在销毁前应经过其部门主管批准。质量记录销毁应记录在“质量记录销毁记录表”中。 　 　 　 法规或顾客有要求时,应按法规或顾客的要求保存、处置质量记录。 发行日期 2005-9-1 目的 确保质量记录的有效性、完整性，为质量体系有效运行和产品质量是否符合要求提供客观证据，并为有追溯性要求的场合提供证实。 范围 适用于本公司与质量活动和质量管理体系运行的相关记录; 包括供方和顾客的质量记录。 职责 3.1运行管理部负责质量记录的归口管理，负责对质量记录标识、样式适用性的审核和确认，并汇编质量记录清单目录。 3.2各职能部门、实业部负责本职能范围内的质量记录的收集、整理、编目、归档、分发、保存和管理。 3.3记录人员负责认真填写，保证质量记录真实、清晰、完整、可辨。 程序内容 质量记录的形成及其范围 质量记录是体系文件的组成部分，根据质量可追溯性要求和质量活动的需要，各部门在编制程序文件的同时制定与各程序文件相适应的记录表单； 记录表式由各相关部门自行编制，经部门主管在记录表式的原件上签名审批后印制。 记录表式的标识及编号按《文件控制程序》执行。 记录表式如需修订应经部门主管签名审批后实行。 各部门应编制本部门《记录表格目录》,并根据表格的增减或修订情况及时修订“目录”并按月提交运行管理部。 运行管理部应汇总各部门《记录表格目录》，并保持其最新状态。 质量记录的填写 记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰，不得随意涂改，如 需更改按 4.2.2条款执行。 记录如因笔误需要更改，应在该数据上划一条斜杠，在其上方填写正确数据，并加盖 “更 正”章或签上更改者姓名。 对产品所有放行人员必须对记录进行评审并签名。 4.2.4质量记录的标识 质量记录的标识应与相应质量体系程序文件中设定的编号保持一致，具有唯一性。 质量记录的标识标志在记录表右上角的适当位置。 记录的收集和保存、销毁 记录由各使用部门收集，并根据实际情况按月、季或年装订。 记录由各使用部门负责妥善保存，贮存地点环境应适宜，防止损坏、变质或丢失。 保存的记录应进行编码，以便于存取和查阅； 保存期限 (1)产品/过程认可文件、工装记录、采购和销售合同/订单及修改单、模具检验报告须在该产品停产后再保存一个日历年； (2)控制图、检验记录、试验报告、PPM报告等质量业绩记录保存二年； (3)内部质量体系/过程/产品审核报告、管理评审报告保存三年； (4)所有涉及到产品安全性的质量记录至少保存15年。 (5) 零件设计记录应保存期为产品停产后+15年 其他记录由各相关部门根据实际情况规定保存期限。 顾客有特殊规定的记录，应按顾客规定的保存期限保存该记录。 记录的保存期限在各部门编制的《质量记录一览表》中予以规定。 记录一般不得外借，若合同要求时，在商定期内应为顾客或其代表查阅提供方便。 4.3.9已超过保管期的或无参考价值的质量记录，由记录保管部门负责人提出申请、填写《质量记录销毁单》后，报运行管理部审批，方可销毁；未列入归档范围的质量记录需销毁的，由部门负责人审批后，方可销毁。 4.3.10凡需归档的技术、设备资料，由各相关部门收集整理后交资料室保存归档。 4.3.11以硬拷贝和电子等其他媒体形式的记录，按本程序控制。 5 相关文件 《文件控制程序》 6 记录 《质量记录一览表》 《质量记录销毁清单》 编制: 审核: