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浅谈办公自动化在淮北矿业的研发及应用 　　摘 要：本文简述了淮北矿业集团研发和应用办公自动化系统的背景、存在问题、必要性，研发的过程方法和确保系统良性运行的措施。由于采用了先进的技术、管理方法，自实施以来，整个系统一直处于稳定、良性的运行状态，有效提高了集团、部门、基层单位的运行效率、决策和企业管理水平，推进了企业的现代化发展。 　　关键词：办公自动化；研发方法；运行；措施 　　中图分类号：F270.7 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）020(C)-0355-02 　　办公自动化是办公人员利用现代科学技术和先进的办公设备，实现办公科学化、自动化、电子化。其目的是最大限度提高办公效率和改进办公质量，减少或避免各种差错，缩短办公处理周期，提高管理和决策的科学化水平，从而实现办公业务自动化。淮北矿业集团是一个大型煤炭企业，集团机关有30多个部门，基层有近40个矿、厂、处及子公司。改革开放以来，公司发展之快，但也缺乏一个全集团信息交流的协作平台，工作流程效率低下，面对急剧变化的外部环境，企业必须提升运营的敏捷度，因此，研发和推行办公自动化摆上了集团公司的重要议事日程。 　　一、研发应用的必要性 　　近年来，集团公司以集团化、多元化、规模化的发展战略快速发展，如何有效提升集团公司的运营效率及核心竞争力，是集团公司在新的发展阶段面临的极为重要的问题。但是，作为一个传统五十多年的老企业，集团涉及行业多、地域分布广泛，缺乏一个全集团信息交流的平台。一段时间以来，企业偏重的是自身产能、财务、资金等内部资源整合，而相对忽视上下游企业、大环境之间有效的信息交换和监管。这就出现了部分信息区域技术应用效果明显，而区域之间的信息缺乏统一的接口和规范，造成企业内部的管理信息流经常出现“阻塞”、“断流”等现象。导致集团的指令、文件、通知不能及时上传下达，工作流程效率低下，逐渐支撑不了集团的快速发展。在知识、科技飞速发展并正成为社会经济增长主要动力的今天，办公自动化技术为企业的发展提供了最重要的技术保证和技术支持，是集团内部许多部门、矿、厂、处、子公司对自动化信息管理的迫切要求。因此，集团公司在确定大力推进企业信息化的同时，急需构建一个基于集团层次，又能满足各个部门、单位实际需求的统一的协调办公平台。在经过充分的调研论证后，集团决定，进行覆盖全集团的协同办公平台的研发和应用。 　　二、研发应用的过程和方法 　　淮北矿业集团协同办公平台是针对集团办公管理的要求进行研发，在集团原有的OA系统基础上进行详细的调研和分析，紧扣集团办公业务的实际情况，集中精力解决集团办公中的实际问题。将先进的信息化技术与业务实现充分完美的结合起来，采用创新型的软件构架，保证各种办公业务的功能便捷、有效、安全的完成，彻底实现集团内部无纸化办公，各个系统间无缝协作，极大提高集团的办公效率。我们在进行系统分析后，确定了开发应用方法和步骤。 　　1、限定问题。所谓问题，是实现情况与计划目标或理想状态之间的差距。所谓限定问题，就是要明确问题的本质和特性、问题存在范围和影响程度、问题产生的时间和环境、问题的症状和原因等。限定问题是交流分析中的关键一步，这就要进行“诊断”，找出问题及其产生的原因；然后针对问题“开处方”对症下药。 　　2、确定目标。目标是根据用户的要求对需要解决问题的理解加以确定，如有可能应尽量通过指标表示，以便进行定量分析，对不能定量描述的指标用文字进行说明，这样有利于定性分析和评价系统分析。 　　3、调查研究，收集数据。调研是项目研发实施中最关键的一环，需求调研的好坏直接影响着完成后的项目是否符合企业的需求，因此，我们围绕问题起因进行调研，一方面验证限定问题阶段形成的假设，另一方面探讨问题产生的原因，通过咨询各部门各单位管理人员，填写相关表格等方式了解深层次的需求，为以后的实施打下良好的基础。 　　收集数据和信息包括事实（facts）见解（opinions）和态度（attitudes）。同时对调研的数据和信息去伪存真，交叉核实，保证真实性和准确性。 　　4、提出备选方案和评价标准。通过调查研究，确定了有待解决的问题，在此基础上有针对性的提出了解决问题的备选方案，提出了约束条件和评价标准。 　　5、备选方案评估。根据约束条件和评价标准，我们组织了有一定代表性的项目评估小组，同时吸收部门和子公司的代表参加，对解决问题备选方案进行评估，最终确定了可行方案。 　　6、系统测试。一是功能测试，功能测试包括链接测试、表单测试、Cookies测试、设计语言测试和数据库测试；二是性能测试。包括连接速度测试、负载测试和压力测试。 　　7、系统实施。为了高效率、高质量、低风险地实现确定的目标，通过统一标准，保证数据的集成，真正实现集团的办公管