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论高校教学档案管理的现状与创新之路 　　摘 要: 高校教学档案管理在我国高校改革发展中具有重要作用,在我国高校改革过程中也获得了一定程度的发展,但随着社会进一步发展,目前的教学档案管理机制凸显出一些不足。改善高校教学档案管理现状,推动学校教学工作的进一步发展是关键,本文对此进行了分析。 　　关键词: 高校教学档案管理 现状 创新 　　 　　档案管理是指对国家或地区档案实行有组织有计划的领导或监督、指导,并协调其内部关系和外部关系的工作。它是整个国家管理系统的重要组成部分,也是档案事业系统中的主要环节。高校教学档案是指:“高校在教学、教学管理和其他各项教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。教学档案全面反映了教学管理、教学实践和教学研究活动的过程,它对推动高校教学改革,提高教学质量,开展教学研究,加强教学评估,以及维护学校和个人的合法权利都有重要作用,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。”[1]随着我国高校教育的不断发展和教育改革的深入,高校教学档案管理工作显得越来越重要。 　　高校教学档案管理在教学科研和学校发展中具有重要作用。作为一种历史记录材料,教学档案具有核查和证实的作用。教学档案不同于一般的文书档案,它是在全校师生教学过程中共同形成的,准确地反映学校教学活动的全貌,具有无可置疑的准确性,是进行学校教学评估、编写校志、查阅学生学习成绩和教学管理情况的重要资料来源。同时,教学档案还是学校教研和改进学校工作、进行评估的重要依据。教学档案记录了学校教学活动的经验、教训,反映了教学科研的成果。为了不断提高教学质量,必须不断进行总结经验,研究教学内容、方法,而这些又都离不开以前的教学档案的整理和处理。对教学档案进行相关数据的统计处理,可以为学校提供前阶段的教学经验,提高教学水平,推动教学改革与学校教学评估工作的发展。从全国高校教学档案管理工作的实践来看,虽然历经多年的努力和发展,已初步形成了一套比较完备的管理系统,但是在很多方面还存在比较突出的问题。 　　一、高校教学档案管理的主要问题 　　1.教学档案的管理意识淡薄。一些高校对教学档案工作重视程度不够,档案意识淡薄。有的人员认为教务人与员的主要工作是教学,而档案工作主要由档案管理人员去做,因此在平时工作上不能引起足够的注意;有的认为将教学档案归档,可能会给自己的工作带来不便,每学期、学年各个教师的教学档案堆积起来,数目的确不小,整理时费时费力,因此可能敷衍了事;有的认为教学档案根本就可有可无。这一些观念的存在,不仅影响了教务档案工作的展开,而且在一定程度上给学校的教学工作带来了负面影响。 　　2.档案管理人员因缺乏必要的专业知识而造成档案管理混乱。目前高校很多教学档案管理人员都不是专业的档案管理学出身,缺乏必要的档案管理知识,有的是兼职做教学档案管理人员,更没有时间进行管理。他们对教学档案管理的理解只是基本的存档,缺乏专业的理论支撑。 　　教务档案,根据其内容和载体,大致可以分为四大类:教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和声像档案。然而现实的教学档案管理存在材料收集的不完整、不及时问题。教学档案是在教学过程中形成的,不像其他档案可以事后进行编撰,因此它要求一定的时效性,需要及时收集,但往往由于诸多原因,在教学档案的处理中,出现不及时、不完整的现象,很多资料无法及时收集,有些还散落在个人的手上。许多重大的教学活动,往往现场很热闹,但热闹过后却很少能留下有关的记录材料。即使有些记录,也是资料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力,在需要检查时,出现资料虽然齐全,但看上去是崭新的“原始档案”,纸张大小、纸质、字号、排版整齐划一,有根据回忆再造之嫌,而这些都是由材料收集不完整造成的。 　　3.教学档案的信息化、网络化管理程度低下。随着信息化社会的不断发展,网络和信息已经成为当今社会生存的基本特征,它要求高校的教学档案管理部门对信息处理作出快速及时的反映,采用网络方式进行有效管理。然而目前高校普遍还存在信息化程度低下,缺乏网络化运作的现象,各种主要资料还得靠传统的管理模式,检索工具不全,检索方法落后,效率低下,不方便查找。 　　4.教学档案管理的体制存在弊端。教务档案实际上是一种使用频率很高的东西,经常会有学生带各系索取成绩表,然后去教务处核实盖章,再到档案部门盖章,所以往往一份成绩单会跑好几个部门,不仅不利于学生查阅,反而会给实际的管理工作带来不便。这种单纯由教务部门负责档案收集、整理,然后转交档案管理部门存档的管理体制已经不能完全适应新的教学形式。此外,还有些地方数据在传递过程中出现前后左右不吻合、前后矛盾的现象,这又显示出学校内部存在各管理单位之间的衔接机制不畅管理混乱的现象。 　　二、高校教学档案管理的创新途径