从财务角度谈ERP环境中物资模块设计与运行.docVIP

从财务的角度谈ERP环境中物资模块的设计与运行 　　【摘要】运用ERP系统建立物资管理模块，对物资管理实现全过程控制，从而达到利用现代化的ERP系统来提高管理层及企业职工的管理理念，降低企业的库存资金占有率和企业的成本。从财务人员的角度出发，对ERP环境中物资模块在权限控制、成本实时、数据采集、信息共享等方面的设计运行提出了建议。 　　【关键词】ERP；物资模块；设计运行 　　 　　一、引言 　　企业资源计划（ERP）是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，以物流、生产、资金三大体系为主线，主动质量过程控制为辅助手段；集成供应商、客户等外部资源；以企业信息门户、工作流程管理为集成中心，共同构筑一个信息交流的综合平台，实现物流、信息流、资金流、责任流的四流统一，优化企业的集约化管理。ERP系统最主要的特点是业务的集成性和记账的实时性。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物资管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。ERP的物资管理模块以维护、技改工程、大修理工程、生产与非生产建筑物维修等物资需求为驱动，流程是从计划来源产生采购申请，审批后进行询价、定单生成、报价比选后，本企业对竞价合格的企业或商业合作伙伴进行回单通知，并可通过网络进行合同签订。采购物资到达后，仓库保管员、采购员一同进行接收、检验、入库等事物操作。保管员根据发票录入系统自动匹配采购单，验收入库单，如三方完全匹配，系统自动生成财务凭证到财务，财务根据实际入账处理。通过系统的应用使整个复杂的过程高效、简单、灵活。需求单位通过网络查询物资到货情况，对过各部门的层层审批传到物资部，物资部门的保管员根据网上的审批单进行付货。 　　二、设计科学的系统流程，实现购销存系统的职责分离和权限控制 　　不同的岗位职责分离和业务授权是内部控制的重要控制方法，在企业的物资模块中也要明确其岗位职责。在ERP环境下，企业会面临用户访问的问题和数据被破坏的风险。因此，企业物资模块应充分利用自身流程制约上的优势，建设科学合理的系统流程控制，以实现物资购销存业务的职责分离和权限控制。为保证数据的真实和安全，应根据企业的实际组织结构，设置不同的部门和角色，根据不同的角色，设置每个员工对物资模块的操作权限以及对信息的查询范围，这样ERP系统就能保证物资购销存的各个环节均由被授权或被批准的人员执行。如生产部门提交物资需求计划，按照相应的授权得到许可后，由物资部门签订合同，进行采购，验收合格后入库，再由提交计划的部门进行领用，月末，财务人员对物资的出入库情况进行稽核，稽核过后的数据不再变动。系统会自动记录操作的人员和操作时间，任何人无权更改。这样，充分实现了权责分离、权限控制，做到责任到人，有据可依。 　　三、建立完整的供应商台帐及评估体系，促进物资采购环节更加迅捷透明 　　建立完整的供应商台帐及评估体系，对提交的物资需求计划，根据配套供应商之间的分配比例和优先级，将需求物资分配给不同的供应商来供货。为了保证配套供应商能够准时供货，提前安排生产，可以将近期的物资需求、常用备件及库存状况的数据下载，发布给供应商，作为配套供应商安排生产的参考数据之一。供应商根据供货计划进行接收，并确认发货单执行。采购合同记录物资采购信息，并进行采购过程跟踪，相关人员可查询供应商供货计划的执行和在途情况，并可以将发货单与到货单进行匹配，作到提前预防和跟踪，确保在规定的时间得到需要的物资，保障生产。采购合同可以直接输入建立，也可以通过报价单或询价单带入相关信息建立，一个采购合同可以建立多条采购明细；支持对合同执行情况、到货情况、质量情况、付款情况、索赔情况等进行查询、统计与分析。企业可以将主要供应商每次供货的质量信息发布给对方。供应商可以随时查看与跟踪，并分析供货的质量情况。通过ERP系统中订单、到货、质量等数据，对供应商的供货准确性、及时性、退货率、质量等因素进行权重分析，综合评价各个供应商一年来的供货业绩，将评估的结果和改进意见及时发布给供应商，并反馈供应商的改进意见。月末，双方可以对每月的物资供应结算情况，往来帐余额，催款和付款等信息进行交流。企业根据催款信息可以合理地安排资金，供应商可以通过付款信息及时了解货款的预计收入情况。 　　四、实现资金占用及成本实时在线，使企业预算控制更准确全面 　　ERP系统为企业的预算管理提供了更加强大的技术支持：企业各业务部门的负责人可以随时看到它所应承担的各项费用情况，在会计期间的任何一天，都可以获得截至当时的利润情况表，并且与预算进行比较。成本分析的目的在于进一步加强成本的事前、事中控制，同时有