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如何发挥人事档案在人力资源开发中作用 　　摘要：21世纪是知识经济时代，人事档案作为人力资源管理工作的基础，如何利用现代管理理念，发挥人事档案的作用，探索一条适合于人力资源发展之路，是当前人事档案管理工作重点。本文针对人事档案内容的构成及如何发挥人事档案在人力资源开发中的促进作用进行探讨。以期通过本文的阐述为有效提升人事档案管理质量，促进各企事业单位各项事业的发展提供理论参考。 　　关键词：人事档案；人力资源；服务；管理 　　中图分类号：D631.13文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）008(C)-0217-02 　　 　　一、人事档案内容的构成 　　人事档案是一种特殊档案，是在人事管理活动中形成的，记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况，它是以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录。人事档案反映个人的成长轨迹，反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等诸多方面，其定义阐明了它与人力资源管理工作的密切关系和它的基本内容构成。这些内容包括：（1）个人履历；（2）学历学位、成绩、培训和专业技术职称情况；（3）入党、团及个人政治历史审查材料；（4）奖惩材料；（5）干部任免、工资待遇等方面的材料；（6）其他供组织参考的材料。以上各项基本内容，是由人事部门相关人员经过审核、签字和盖章等手续而处理完毕的，具有使用价值和保存价值的凭证材料，是一个人本来面目的真实反映，可以说“档如其人”。正因如此，人事档案便成为人事部门历史地、全面地考察和正确地使用人才的重要依据，它在现代企事业单位发展中发挥着它所特有的重要作用，占有举足轻重的地位。 　　二、人事档案管理对人力资源开发的促进作用 　　人事档案由确凿的原始材料和历史证件构成，真实地记述了人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面。 　　1、有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力 　　利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人??避免压制人才、埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效力。 　　2、促进人力资源的合理配置 　　利用人事档案能够进一步了解职员的相关信息。从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在单位内进行合理的配置，因事而择人、用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。 　　3、有利于人力资源需求预刻的科学化与规范化 　　影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用；脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。 　　三、采取科学的管理措施，发挥人事档案在人力资源开发中的作用 　　随着现代人事制度的建立，市场竞争的日益激烈，人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。人事档案管理工作的改革要立足本职、根据现状，以知识经济时代为背景，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求，为社会发展做出新的贡献。 　　1、增强服务意识，积极主动的提供利用 　　人事档案管理是人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径，是知识管理的基础。因此要改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为人力资源管理提供信息服务，服务于人力资源开发，促进人力资源管理。 　　2、增强合作意识，充实人事档案内容 　　人事档案信息主要来源于人力资源管理活动。人事档案管理作应作到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门，加强与人事部门的沟通、协作。在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。 　　3、增强人事档案的真实性 　　真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化