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高校办公室职能定位与创新 　　摘要：在新形势下，高校建设快速发展，管理制度改革不断加强。特别是学院制建设工作的启动使高校管理重心下移，下属的二级学院办公室管理任务加重，院办公室职能的多面性增强。通过对院办公室工作职能、主要工作性质的分析及在新的管理模式下的院办公室工作的定位转变与挑战的尝试，提出了在新的管理模式下院办公室的职能定位的认识与工作的拓展对策。 　　关键词：高等学校 院级办公室 职能 创新 　　中图分类号：G64 文献标志码：Ａ文章编号：１６７３－２９１Ｘ（２０11）26－０175－02 　　近十年来，高校的发展与变化随着教育改革模式的转变、市场经济的发展、学校自主权进一步扩大以及高校教育的机制日趋与国际接轨，使国内高校的管理模式动荡起伏，为适合外部环境，高校也与许多企业一样在求生存、求发展，从综合性、专业特点、区域文化、学术建设等???面进行改革，采用高校合并、分离重组、合作办学等多渠道途径，目的是把学校办得有特色，办大办强。 　　目前，很多高校把过去的系按类别分划后组成学院，由教学单位的系级管理变更到院级管理，并在学院设置一套较完善的管理班子由学校的职能部门直接领导。例如，云南大学的数学系在近十年来就前后与物理系、地球科学系合成了理学院，后又拆开与物理系组成了数理学院，现又与统计系组成数学与统计学院，这种变更相对学校的发展及学科的建设具有一定的科学性。在这种变更中办公室的职能在学校的整体规划下变化不大，但人员的职能定位却会发生改变，可能会有人员的重组、岗位冲突等等情况，面对此类情况，办公室的管理人员认识、状态、素质怎么培养？如何在新环境中求创新、寻发展，这成了办公室管理人员要面对的首要问题。 　　一、管理人员职能的认识性拓展 　　目前，高校的管理重心下移，二级学院的管理日趋发展成熟。实行学院制建设后，学院成为拥有相应权责的管理实体。随着学院管理自主权利的扩大，办公室的管理人员肩负的责任、义务随之加大。作为院领导的助手，具体实施任务的运作中心，每位管理人员首先从思想意识形态有深刻认识，树立积极向上的工作态度，本着为人师表、认真工作，服务到位的工作作风。 　　现在的一个基层学院单位师生一般在400―1 000余人，自身构成一个教学、科研为主的管理部门，内设的各管理部门人员不多但机构齐全。面对单位重组，部分教师已经在办公室中扮演过过多的角色，如从系办公室主任到研究生秘书，又到科研秘书、院办主任，有人还身兼数职。在这种环境下，从工作经验上是锻炼了一批人，但毕竟现在的高校办公室工作与20世纪90年代的管收发、到学校财务处领取教师酬金发放教师，复印试卷，安排考试等较为机降性的工作有所区别，办公室的角色加强了参谋、督查、协调、宣传交流、撰写材料等有技术含量的工作。并且现代社会办公形式已是信息化、自动化的时代了，熟练应用现代化的办公模式成为最基本的技能。70年代参加工作的老师都已退休，也就是说现在从事办公室工作的工作人员平均学历提高，目前要聘用的管理人员也必须具备硕士学位，这也说明高校办公室人员的定位在变，需要高素质的复合型人才。 　　只有认识到现代化的高校对办公室人员的所具备的条件的要求，才能更好地审核自我，通过不断的学习使自身素质提高。只有对自己的管理角色有真正的认识，才能在这个平凡的岗位上演绎出精彩的作为。 　　二、高校学院办公室的职能的定位 　　（一）辅助角色职能的定位 　　学院办公室的管理人员在学院的工作就是辅助领导、参谋助理，明确与领导的从属关系，应在工作中主动收集相关信息，及时、准确地为院领导提供决策依据，当好助手与参谋。在工作过程中，归办公室日常管理与实施完成的工作应演好主角，上级部门及学院领导主持完成的工作应起到配角和辅导的作用。角色的到位是呈现一个办公室人员的为人处事工作经验与能力的体现。 　　（二）承上启下与督办的职能 　　学院办公室的其中一个重要职能就是承接学校与学院的传递与反馈工作。由于学院制的规划实施中，学院自主独立性相对突出，但学校的统一领导是学校管理的宗旨。学院办公室是连接学校职能部门与学院的一个桥梁，搭建好这个桥梁从表面上来看是个上传下达的途径，但实际上这个功能的工作对学院在学校的地位、评价、整体定位有着一定的影响。 　　学校各部门的指示下达到学院办公室，管理人员的职责就是认真领会学习文件，并与主管部门建立良好的合作关系，根据学院的具体情况组织、传达、实施。在整个过程中不应只是从会议上的上传下达、发放文件等机械性传递，应根据学院的自身情况使方案细化，涉及到教师切身利益的事宜有时需要动之于情晓之于理，尽量不出差错，传达到位，不把问题激化，把工作做到有条有序，符合学校要求。 　　督办、督查是学院办公室的使命，具体事项落实到学院后，应积极主动的与领导联系，进一步安排工