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垦区档案资料工作有关问题探讨 　　[摘 要]档案工作与资料工作从广义上讲同属一个范畴，他们的工作客体都是通常所说的信息。随着工作的开展，资料的查找利用也具有十分重要作用。本文从资料室在档案馆工作中的地位、结构及特点、存在的问题及对策等方面进行阐述，希望大家认识到一个档案馆不能只考虑档案工作，同时必须考虑作为孪生兄弟的资料工作。 　　[关键词]档案；资料；问题；探讨 　　档案工作与资料工作从广义上讲同属一个范畴，他们的工作客体都是通常所说的信息。所以各档案馆在做好档案工作的同时，也兼做了一定量的资料工作。就我们垦区的档案馆来看，都设有资料室，收藏和保管着一定量的资料。现对垦区档案馆资料室工作的有关问题作一探讨，使档案部门的资料工作有个长足的进步。 　　一、资料室工作在档案馆工作中的地位 　　资料室工作在垦区档案馆工作中同样处于极其重要的地位。这是由资料工作本身已经发挥的作用和其潜在效能决定的。 　　首先，资料可以提高档案工作人员的专业水平，完善专业知识结构，有利于档案工作人员向高层次发展。档案馆的资料室由于收藏了一批与档案工作密切相关的资料，因此有利于档案馆人员通过阅读这些资料，来不断充实和完善专业知识结构，提高业务水平，以利于指导档案工作实践。 　　其次，可以为档案利用工作提供方便。我们在工作中时常会碰到一份文献既有资料又有档案，而在利用时提供资料更为方便的情况。比如我馆资料室备有垦区分局党委发文副本，在特定情况下提供利用就较之档案要方便。因为分局党委、行政文件多、内容杂，所以在立卷归档时基本都是按问题分类的。如人事任免、各种批复等。但按问题分类，在掌握上很难做到标准一致，加上有些内容的档案数量极少，难免组卷混杂，给提供利用带来不便。但有了副本归入资料室，那么只需按利用者提供的大约时间或文号就能很快找到。又如“人事工作文件汇编”、“气象资料汇编”等资料，在提供利用时更为有利，能够比较集中全面地提供一方面的文件内容和基本情况。 　　再次，可以对档案起到拾遗补缺的作用。资料室中的各种内??刊物和专业性杂志，在某种情况下还能补充档案之不足。 　　由此看来，档案馆的资料工作对档案工作的主体和客体都具有十分重要的意义。它在档案馆工作中处于极其重要的地位，应当引起足够的重视。 　　二、垦区档案资料室的室藏结构及其特点 　　档案馆的资料工作，虽然从属于资料工作，有其共性的一面，但更应有其自身的室藏结构要求，体现出档案部门资料工作的个性特点。 　　1、与档案密切相关的特点。“档案部门的资料工作”相对“资料工作”来讲是一个概念。由于它内涵的增加，所以它应该具有与档案密切相关的特点，与之相适应的也构成了独特的室藏要求，与档案密切相关具体来说有两个方面。 　　一是与档案工作密切相关。这一特点要求室藏必须具备以下三方面资料：主要的是档案专业方面的资料，如《档案管理学》、《科学技术档案管理学》等档案专业方面的各类教科书；《档案工作文件汇编》、《档案分类法》等党和国家及本省市有关档案工作方面的文件和规章制度；《档案管理学辅导答疑》、《怎样做档案馆工作》等各种档案工作的辅助性读物；《档案工作》、《档案学通讯》及各省市的档案专业杂志。这些资料中有的是我国档案工作的政策和理论依据，有的是集中某一方面知识并且比较通俗化的资料，有的是新鲜经验、突破性的或是发展了的档案学理论。其次是相关专业的各种资料。如文书学、秘书学、情报学、图书馆学等专业的各类科教书，《国家行政机关公文处理办法》、图书分类法等国家和省市有关公文、图书工作的文件，《秘书工作》、《图书情报知识》等各类相关专业的杂志。这些资料对档案工作者来说也很有学习掌握之必要。因为文书是档案的前身，档案是文书的归宿。要想做好档案工作，首先必须搞好文秘工作。只有在文秘工作阶段打好基础，才能为档案工作提供齐全、优质的归档材料。 　　二是与档案内容密切相关。档案馆内的档案工作和资料工作可说是一对孪生兄弟。因此就资料内容来看也应以与档案内容密切相关的为主。如就图书而言，应以档案版、内部版或根据档案汇编出版的以及本垦区人编著的为主，其他图书为辅，对文艺性图书一般不必保存。就资料而言，应以各种汇编材料、各种专业性刊物、内部刊物为主（如党风党纪、垦区纪检、垦区审计等），以其他刊物为辅，而《中国青年》、《人民文学》、《大众摄影》等刊物可以不必长时间保存。就报纸而言应以全国性的、本省市和黑龙江垦区的为主（如《人民日报》、《光明日报》、《解放军报》、《解放日报》、《文汇报》、《农垦日报》等），以外省的和非一级政府、党委的机关报为辅。如此确定主辅关系是从档案部门提供利用出发考虑的。 　　2、突出地方性的特点。垦区档案馆是地方的特殊综合性档案，它“负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”它